Dalam dunia bisnis jual beli berskala besar, perusahaan seringkali mendapati konsumen yang meminta pengiriman barang atas transaksi. Selain karena jumlah pesanan barang yang banyak, jarak tempuh pengiriman yang cukup jauh juga sering membuat perusahaan harus melayani pembeli dengan mengantar pesanan sampai lokasi yang di minta. Namun, proses pengiriman ke konsumen tidak serta merta di lakukan. Perusahaan kemudian harus mematuhi peraturan atau SOP, salah satunya adalah membuat dokumen pengiriman barang.
Pengertian dan Fungsi Dokumen Pengiriman
Sopir kemudian wajib membawa dokumen pengiriman saat melakukan kegiatan pengiriman barang. Selama dalam perjalanan, sopir kendaraan yang melakukan pengiriman barang harus bisa menyertakan dokumen ini saat di berhentikan oleh petugas lalu lintas. Dengan adanya dokumen ini, sopir kemudian akan mudah menjelaskan barang apa yang sedang dia bawa.
Informasi dalam Dokumen Pengiriman
Dokumen pengiriman barang memuat beberapa informasi penting, yaitu:
- Nama Perusahaan Pengirim
- Lokasi tujuan barang yang akan dikirim
- Tanggal dan nomor dokumen
- Jenis dan kuantitas barang
- Keterangan
Dokumen ini berfungsi sebagai bukti legalitas kendaraan bermuatan agar dapat melintas di jalanan. Petugas lalu lintas juga akan meminta dokumen ini untuk kemudian mengetahui jenis muatan yang diangkut oleh kendaraan. Biasanya, petugas akan melakukan pengecekan atas kesesuaian informasi pada dokumen dengan barang yang di bawa oleh kendaraan.
Fungsi Dokumen Pengiriman dalam Proses Pengiriman Barang
Dokumen pengiriman barang memiliki beberapa fungsi penting untuk kemudian perusahaan dan pihak lain yang menggunakannya dalam proses pengiriman barang, antara lain:
- Sebagai rincian detail item barang yang dikirim.
- Pihak pengirim menggunakan dokumen ini sebagai dokumen resmi untuk kemudian diberikan kepada pihak penerima.
- Sebagai berkas pengecekan agar mempermudah proses pengiriman, baik oleh petugas keamanan sepanjang perjalanan maupun oleh pihak penerima barang.
- Sebagai tanda bukti penerimaan barang bagi pengirim.
- Sebagai arsip bagi bagian keuangan perusahaan.
- Sebagai dasar pembuatan laporan bagi perusahaan.
- Sebagai bukti resmi transaksi yang sah bagi pengirim dan penerima.
- Sebagai pegangan bagi konsumen untuk kemudian melakukan retur jika barang yang dikirim mengalami kerusakan atau kekurangan jumlah.
Jenis-Jenis Dokumen Pengiriman
Dokumen pengiriman barang memiliki beberapa jenis yang berbeda, tergantung dari instansi yang kemudian menggunakan dokumen tersebut sesuai dengan fungsinya masing-masing. Berikut adalah jenis-jenis dokumen pengiriman yang umum dalam kegiatan logistik:
Pengiriman untuk Barang
Nah dokumen ini bertujuan memberikan informasi secara detail mengenai barang yang kemudian dikirim kepada konsumen sesuai pesanan konsumen.
Untuk Penjualan Barang Kredit
Perusahaan biasanya mengeluarkan dokumen untuk penjualan barang kredit sebagai bukti resmi transaksi jual beli dengan sistem pembayaran kredit.
Penjualan Barang Tunai
Dokumen untuk penjualan barang secara tunai biasanya di keluarkan sebagai bukti resmi transaksi jual beli secara tunai.
Penitipan Barang
Pengirim menggunakan dokumen ini kemudian sebagai tanda bukti pendukung ketika hendak menitipkan barang. Dokumen ini kemudian menjamin keamanan penitipan barang.
Dokumen untuk Drop Canvasser
Pihak pergudangan membuat dokumen ini kemudian sebagai bukti riwayat pembayaran atau transfer kepada kanvaser.
Dokumen untuk Retur Pembelian Barang
Saat melakukan retur barang, konsumen juga harus melampirkan dokumen yang di buat oleh penjual sebagai tanda bukti retur barang tersebut.
Itulah kemudian beberapa fungsi dan jenis dokumen pengiriman dalam pengiriman barang. Semoga artikel ini membantu Anda mengenali lebih jauh tentang dokumen ini dan pentingnya dalam proses pengiriman barang.
Penulis: Siswanto, Consultant of Dconsulting