Latar belakang keinginan untuk membuat Perusahaan menjadi lebih baik, banyak owner penerus Perusahaan warisan keluarga bingung untuk memulai pembenahan SOP dan Job Desc. Mungkin selain owner, ada juga staf yang bingung jika disuruh melakukan pembenahan pada SOP dan Job Desc di perusahaan tempat bekerja.
Apalagi jika Perusahaan sudah berjalan bertahun-tahun, bahkan berpuluh-puluh tahun dengan kebiasaan-kebiasaan yang sudah ada. Mana ya yang harus didahulukan.. SOP dulu ataukah Job Desc dulu ???
SOP (Standar Operasional Prosedur) dan Job Description (Uraian Jabatan) sangat diperlukan untuk proses bisnis Perusahaan, baik itu skala mikro, kecil, menengah, atau pun besar. Dengan adanya SOP dan Job Desc, proses bisnis Perusahaan bisa berjalan dengan lancar dan sesuai dengan yang diharapkan. Untuk bisa mengetahui mana yang harus didahulukan, maka kita perlu memahami satu per satu makna dari setiap proses dibawah ini.
#1 JOB DESCRIPTION (URAIAN JABATAN)
Adalah uraian atau catatan tertulis dan sistematis tentang tugas-tugas yang akan dilakukan. Job Desc berisi tentang tanggung jawab, wewenang, uraian aktivitas, hubungan koordinasi, dan persyaratan jabatan. Persyaratan jabatan berisi tentang pendidikan minimal, kemampuan yang perlu dikuasai, dan kompetensi yang dibutuhkan.
Sebelum membuat job desc, lakukan proses job analysis (analisis jabatan) yaitu proses untuk mendapatkan job desc dengan melakukan penelitian jabatan dengan cara wawancara atau kuesioner kepada mereka yang menduduki jabatan tertentu. Hasil analisis ini dituangkan atau ditulis dalam bentuk job desc.
#2 SOP (STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR)
Adalah pedoman atau petunjuk yang lebih rinci atau detail untuk menjalankan tugas seperti yang tertulis pada job desc. SOP bisa berbentuk narasi, tabel, atau pun flowchart.
SOP didapat dengan memetakan/mapping setiap langkah kerja atau proses bisnis beserta risiko dari setiap langkahnya.
Dengan penjelasan diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa:
- Job Analysis dilakukan untuk mendapatkan Job Desc.
- Job Desc yang sudah ada digunakan untuk Mapping setiap langkah kerja beserta risikonya.
- Setelah mapping, barulah SOP bisa disusun.
Setelah Anda mengetahui bagaimana proses membuat Job Desc dan SOP dan sudah bisa membuat Job Desc dan SOP, maka yang tidak kalah penting adalah me-review Job Desc dan SOP yang sudah dibuat tersebut, dan merevisi jika diperlukan agar sesuai dengan zaman dan perkembangan bisnis Anda.
Anda juga bisa download secara gratis aplikasi DConsulting di Google Playstore untuk melakukan control berkala bahwa dokumentasi dalam bisnis Anda sudah memenuhi standar alur bisnis yang tepat.
Apabila artikel diatas masih kurang jelas dan Anda ingin menanyakan permasalahan seputar SOP dan JOB DESK, silahkan klik tombol dibawah ini sekarang untuk mengetahui informasi detail dan booking sesi konsultasi gratis dengan team kami