Perbedaan Instruksi Kerja dan SOP Perusahaan yang Harus Diketahui

Dalam menjalankan bisnis, umumnya setiap perusahaan mengimplementasikan arahan pada setiap sumber daya. Arahan ini bersifat mengikat dan bisa jadi berbadan hukum. Secara umum, terdapat dua arahan pengaturan yang diterapkan perusahaan, yakni instruksi kerja dan SOP perusahaan yang kerap dibuat dengan melibatkan konsultan manajemen. 

Antara instruksi kerja dan SOP sejatinya berbeda. Sayangnya, banyak orang kurang memahami mendalam perbedaan instruksi kerja dan SOP. Padahal, keduanya memiliki output berbeda. Nah, jika berencana mengoptimalkan perusahaan, Anda perlu memahami perbedaan instruksi kerja dan SOP dengan baik. Setelahnya pilih yang paling relevan untuk diterapkan.

Apa itu Instruksi Kerja dan SOP Perusahaan?

Perusahaan mengimplementasikan arahan atau petunjuk untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pekerjaan. Perusahaan umumnya menuangkan arahan ini pada instruksi kerja atau SOP perusahaan. Instruksi kerja (IK) merupakan langkah-langkah yang yang perlu diterapkan sumber daya perusahaan guna menyelesaikan pekerjaan secara tepat. Instruksi kerja ini dibuat untuk mendampingi pengimplementasian SOP.

Di sisi lain, SOP atau Standard Operating Procedures atau Standar Operasional Prosedur, merupakan sistem yang mengatur dan memfasilitasi pekerjaan dengan lebih teratur dan efisien. SOP berbentuk dokumen yang menggambarkan langkah-langkah yang harus diikuti dalam menjalankan suatu proses secara berurutan. Dengan demikian, SOP membantu dalam menyelesaikan tugas dengan efektif dan efisien, serta mengurangi biaya yang terlibat dalam pelaksanaannya. Konsultan manajemen profesional, seperti D’Consulting turut membuat SOP perusahaan fungsional.

Perbedaan Instruksi Kerja dan SOP Perusahaan

Instruksi kerja dan SOP termasuk alat bantu untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas kerja. Meskipun keduanya bertujuan mengkomunikasikan prosedur bisnis, tetapi terdapat perbedaan signifikan. 

SOP perusahaan berisi langkah-langkah untuk selesaikan tugas dari awal hingga akhir. Sementara instruksi kerja menguraikan langkah SOP dengan lebih konkret. Dengan kata lain, instruksi kerja merinci langkah-langkah dari SOP. Untuk uraian lebih lengkap terkait perbedaan instruksi kerja dan SOP adalah sebagai berikut:

1. Fungsi Instruksi Kerja dan SOP

Instruksi kerja berperan dalam menghemat waktu dan memberikan arahan tepat dan jelas kepada karyawan. Hal ini tidak hanya langkah mengembangkan keterampilan tenaga kerja, tetapi juga memastikan keberhasilan mencapai standar kualitas kerja. Di samping itu, SOP perusahaan berperan sebagai metode untuk memperbaiki efisiensi proses bisnis dan meningkatkan produktivitas kerja, sambil mengendalikan atau mengurangi kesalahan. 

2. Tujuan  Instruksi Kerja dan SOP

Instruksi kerja memberikan instruksi langkah demi langkah yang jelas tentang pelaksanaan tugas, dengan maksud mencegah terjadinya kesalahan yang tidak perlu dalam pekerjaan. Adapun SOP digunakan untuk mengarahkan karyawan menyelesaikan suatu pekerjaan sesuai urutan yang telah ditentukan, dengan tujuan memastikan kualitas pekerjaan sesuai standar yang ditetapkan. 

Untuk instruksi kerja di aplikasi, tuliskan nama menu, tindakan, dan hasil yang harus terlihat setelah langkah selesai. Tangkapan layar cukup menunjukkan bagian yang perlu dikenali; angka atau panah jangan menutup nama tombol. Contoh penyusunan urutan, gambar, dan pemeriksaan hasil dibahas dalam panduan membuat instruksi bergambar untuk pekerjaan di aplikasi. Ikuti hierarki dokumen perusahaan: contoh visual untuk satu tugas tidak menggantikan SOP yang menetapkan peran dan alur proses.

3. Kelebihan Instruksi Kerja dan SOP

Terkait kelebihan, instruksi perusahaan dapat memberi detail lebih terperinci tentang tugas-tugas, membantu karyawan memahami dengan jelas pekerjaan yang mereka lakukan. Sementara SOP perusahaan cenderung memberi gambaran intuitif tentang berbagai pekerjaan, hubungan, dan peran dalam operasi bisnis perusahaan secara keseluruhan.

4. Kekurangan  Instruksi Kerja dan SOP

Instruksi kerja cenderung kurang terstruktur dalam implementasinya. Dalam skala operasi perusahaan yang besar, karyawan hanya memiliki pemahaman umum tentang tugas mereka tanpa detail yang memadai. Sedangkan SOP menyajikan pandangan umum tentang proses tanpa menjelaskan detail dari setiap langkah. Sedangkan 

Instruksi Kerja dan SOP Perusahaan yang Baik dan Fungsional

Penting bagi perusahaan untuk memiliki instruksi kerja dan SOP yang baik dan fungsional. Mengingat, kedua pengaturan ini turut andil dalam menentukan arah dan tujuan perusahaan. 

Sebelum instruksi dibagikan, minta rekan dari peran yang dituju mencobanya tanpa arahan lisan. Catat langkah yang membuatnya ragu, perbaiki teks atau gambar, lalu mintakan persetujuan sesuai aturan perusahaan. Gunakan data contoh pada tangkapan layar dan cantumkan versi dokumen agar gambar lama mudah dikenali. Untuk mempelajari teknik pengambilan dan penandaan layar, SnagitPro menyediakan kumpulan panduan yang bisa dipakai saat menyiapkan materi pelatihan.

Apakah selama ini instruksi kerja dan SOP Anda berjalan dengan baik, yakni mampu mencapai tujuan, seperti meningkatkan pendapatan atau dapat ulasan baik dari klien? Jika belum, Anda bisa memanfaatkan layanan konsultan manajemen dari D’Consulting. 

Konsultan manajemen profesional dari D’Consulting akan membantu perusahaan Anda memiliki instruksi kerja dan SOP yang fungsional. Penerapan yang tepat juga akan membuat perusahaan Anda mempunyai struktur organisasi dengan tanggung jawab jelas, yang juga mampu meningkatkan kompetensi sumber daya manusia perusahaan.Jika Anda membutuhkan konsultan manajemen terbaik, Anda bisa menghubungi D'Consulting. Bersama D'Consulting, Anda tak perlu merasa sendirian dalam menghadapi tantangan. Bergabunglah dengan lebih dari 450+ perusahaan yang telah kami bantu di Indonesia, dan temukan solusi yang tepat untuk mengoptimalkan bisnis Anda. Informasi lengkapnya klik di sini!