D'Consutling – Peran business plan dalam mengoptimalkan profit dan arus kas bisnis. Business plan adalah keseluruhan proses tentang hal-hal yang akan dikerjakan pada masa yang akan datang, dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pada umumnya, business plan mengatur tentang proses kegiatan usaha, produksi, pemasaran, penjualan, perluasan usaha, keuangan usaha, pembelian, tenaga kerja, dan penyediaan atau pengadaan peralatan. Business Plan juga adalah rencana-rencana tentang apa yang dikerjakan dalam suatu bisnis ke depan meliputi alokasi sumberdaya, perhatian pada faktor- faktor kunci dan mengolah permasalahan-permasalahan dan peluang yang ada.
Business plan umumnya digunakan untuk sebuah bisnis baru atau sebuah proposal untuk mencari pinjaman dana ke pihak perbankan atau bagaimana mendatangkan investor baru dalam bisnis. Sebenarnya tidak sederhana hal di atas, business plan juga penting untuk suatu bisnis yang sedang berjalan. Bisnis membutuhkan perencanaan untuk pertumbuhan yang optimis dan pengembangan-pengembangan dengan skala prioritas. Business plan sendiri adalah suatu hasil pemikiran, dimana isi dari perencanaan harus mampu mendukung pencapaian tujuan-tujuan perusahaan/bisnis. Adapun hal-hal apa yang harus ada dalam business plan, dimulai dari Ringkasan, Statemen Misi, Faktor-faktor kunci, Analisis Pasar, Produksi, Manajemen dan Analisis Finansial seperti analisis Break Event, dan lain-lainnya.
A. Prinsip-prinsip Business Plan
Adapun prinsip-prinsip dalam business plan itu sebagai berikut:
- Business plan harus dapat diterima oleh semua pihak.
- Business plan harus fleksibel dan realistis.
- Business plan harus mencakup seluruh aspek kegiatan usaha.
- Business plan harus merumuskan cara-cara kerja usaha yang efektif dan efisien.
B. Manfaat Business Plan
Adapun manfaat business plan itu di antaranya:
- Membimbing jalannya kegiatan usaha.
- Mengamankan kelangsungan hidup usaha.
- Mengembangkan kemampuan manajerial di bidang usaha.
- Sebagai pedoman/petunjuk bagi pimpinan organisasidi dalam menjalankan usahanya.
- Mengetahui apa-apa yang akan terjadi dalam usaha.
- Sebagai alat berkomunikasi dalam usaha.
- Sebagai alat untuk memperkecil risiko usaha.
- Memperbesar peluang untuk mencapai laba.
- Memudahkan perolehan bantuan kredit modal dari bank
- Sebagai pedoman di dalam pengawasan.
Business plan adalah sebuah selling document yang mengungkapkan daya tarik dan harapan sebuah bisnis kepada penyandang dana potensial. Jadi, business plan merupakan dokumen tertulis yang disiapkan oleh seorang wirausaha yang mengembangkan dan menggambarkan semua unsur yang relevan, baik internal maupun eksternal untuk memulai suatu usaha.
Di sini seorang wirausaha diharapkan mampu membuat business plan jangka pendek dan dapat merumuskan untuk mencapai sasaran dan tujuannya. Business plan itu harus mencakup berbagai jenis kegiatan, di antaranya:
- Mempelajari dan meramalkan masa depan usaha.
- Menentukan sasaran beserta fasilitas yang diperlukan dalam usaha.
- Membuat program kerja dan perhitungan usaha.
- Menentukan prosedur kerja di dalam usaha.
- Menentukan rencana anggaran usaha.
- Membuat kebijaksanaan usaha.
Sebuah business plan, umumnya memiliki serangkaian elemen-elemen standar. Format dan bentuk perencanaan sangat bervariasi, tetapi biasanya sebuah business plan akan berisi komponen-komponen seperti deskripsi perusahaan, produk atau jasa yang dihasilkan perusahaan, pasarnya, prediksi atau ramalan-ramalan ke depan, team manajemennya dan analisis finansial/keuangannya.
Sebuah business plan juga tergantung atau dipengaruhi oleh situasi yang spesifik. Sebagai contoh deskripsi dari team manajemen sangatlah penting untuk investor, demikian juga tentang kondisi keuangan masa lalu menjadi penting untuk pihak bank atau kreditor. Akan tetapi jika pengembangan sebuah perencanaan hanya akan digunakan oleh pihak internal, kita tidak membutuhkan penjelasan secara detail karena semua pihak dalam organisasi sudah mengetahuinya, justru yang terpenting adalah sudahkah perencanaan yang kita buat matching dengan tujuan organisasi.
Apa yang Paling Penting dalam Sebuah Perencanaan?
Secara umum garis besar isi business plan yang dibuat seorang wirausaha, berusaha merinci profit, neraca organisasi, dan proyeksi aliran khas. Sedangkan mengenai kedalaman dan rincian business plan sangat tergantung pada luas tidaknya usaha. Oleh karena itu dalam membuat business plan paling tidak kita harus adalah memikirkan, menimbang-nimbang, memutuskan, dan menentukan hal- hal berikut ini:
- Apa yang akan dikerjakan di dalam usaha?
- Kapan pekerjaan usaha itu akan dilaksanakan?
- Bagaimana cara mengerjakan pekerjaan usaha?
- Siapa saja yang ditugaskan untuk melakukan pekerjaan usaha?
- Di mana pekerjaan usaha akan dilaksanakan dan mengapa harus dikerjakan?
Sebenarnya berbicara yang paling penting dalam sebuah perencanaan sangat tergantung kasusnya. Namun secara umum biasanya dalam sebuah perencanaan yang paling penting adalah (1) Analisis Cash Flownya misalnya bisa untuk prediksi profit; (2) Detail Pelaksanaan untuk prediksi apa-apa yang akan terjadi, siapa yang bertanggung jawab, kapan, dan bagaimana anggarannya? Hasil akhir dari sebuah perencanaan adalah bagaimana kondisi organisasi mengalami peningkatan.
C. Komponen-komponen Business Plan
Komponen-komponen utama yang dianjurkan ada dalam sebuah business plan dan garis besar isinya adalah sebagai berikut:
- Ringkasan (Executive Summary)
Berisi gambaran singkat kira-kira 1 sampai 2 halaman, mencakup Latar belakang proyek, penggagas proyek, pasar yang menjadi sasaran, pengelolaan proyek sampai dengan kelayakan proyek secara finansial, kelayakan proyek secara umum.
- Deskripsi Organisasi(Company Description)
Berisi gambaran singkat profil organisasi yang akan menjalankan proyek, misalnya Aspek hukum/legal dari bentuk badan usahanya apa? Sejarah/historis Organisasi, Visi, Misi, Tujuan, Sasaran, Kepemilikan dalam organisasi dan lainnya.
- Barang atau Jasa yang diproduksi atau dipasarkan
Berisi gambaran barang/jasa apa yang akan diproduksi atau dipasarkan, alasan barang/jasa tersebut diproduksi dan manfaat/benefit yang dapat diperoleh konsumen/customer atas barang/jasa tersebut.
- Analisis Aspek Pasar Berisi gambaran tentang:
- Peluang Bisnis dan Prospeknya, hal-hal yang perlu dikupas dalam peluang bisnis antara lain: (1) Apa yang bisa kita buat?, (2) Pasar membutuhkan Apa?, (3) Perlunya Menciptakan Kebutuhan Konsumen (Paradigma terbaru agar bisnis kita bisa eksis kita harus bisa menciptakan pasar)?, (4) Melihat masih adakah Peluang?, (5) Layakkah Peluang itu kita garap?
- Kondisi Persaingan, bagaimana bentuk atau kondisi persaingan dari pasar yang akan kita hadapi, pembicaranya antara lain: (1) Pasarnya sudah pasti/Captive Market, misalnya kita berproduksi atas dasar pesanan, maka kita tidak perlu memikirkan barang yang kita buat laku atau tidak laku?; (2) Pasarnya ditentukan oleh Pembeli/Buyer Market (jika pasar dikuasai oleh pembeli maka posisi kita sebagai produsen akan lebih berat karena kita harus bersaing ketat berebut konsumen).
- Posisi Organisasi dalam Pasar, yang perlu dibahas antara lain: Pasar yang hendak dikuasai/Target Pasar berapa?, Posisi dalam Pasar/Positioning apakah sebagai Leader (pemimpin pasar), Follower (pengikut) atau Nicher engisi ceruk/relung pasar)?
- Usaha-usaha Pemasarannya/Marketing effort bagaimana? Jika kita sudah mempunyai target pasar, maka agar target bisa tercapai harus didukung oleh usaha-usaha pemasarannya. Salah satu bentuk usaha pemasaran bisa menggunakan Bauran Pemasaran/Marketing Mix yang meliputi 4P: Product, Price, Place, dan Promotion. Di sisi lain masalah Siklus Kehidupan Produknya/Product Life Cycles (suatu produk akan mengalami tahap-tahap sebagai berikut: perkenalan, tumbuh, matang, jenuh dan decline) juga harus diperhatikan.
Analisis Aspek Teknik Berisi gambaran tentang:
- Lokasi (Dekat konsumen atau dekat bahan baku?)
- Layout (Layout Garis jika pengelompokan mesin atau peralatan menggunakan urutan proses produksi atau Layout Fungsi jika pengelompokan mesin atau peralatan atas dasar fungsi-fungsi yang sama dijadikan satu?)
- Luas atau Skala Produksi (bisa menggunakan pertimbangan Keuntungan Maksimum atau Biaya Rata-rata Terendah?)
- Pemilihan Mesin atau Teknologi yang hendak dipakai (Padat Teknologi atau Padat Karya/Tenaga?).
Analisis Aspek Manajemen
Berisi gambaran tentang:
- Bisnis/proyek dalam Masa Pembangunan, berisi kajian Berapa Lama waktu yang dibutuhkan untuk penyiapan proyek sampai proyek siap beroperasi? Dan yang kedua harus bisa menjawab berapa biaya yang dibutuhkan untuk proyek tersebut?
- Bisnis/proyek sudah Berjalan atau Beroperasi, berisi kajian apa Bentuk Badan Hukum Organisasi Pengelolanya? Apakah mau berbentuk Organisasi Perseorangan, Firma, Koperasi, PT atau yang lainnya? Bagaimana Struktur Organisasinya?; Jumlah Karyawan Yang Dibutuhkan?; Persyaratan Karyawan untuk Jabatan Kunci?; Proses Rekruitmentnya?; Jenjang Karir dan lainnya?
Salah satu Rahasia Membangun Tim yang Bisa Dipercaya dan Membuat Bisnis Berjalan Otomatis adalah dengan menyusun business plan yang memuat struktur manajemen dan tanggung jawab secara jelas.
Analisis Aspek Finansial/Keuangan Berisi gambaran tentang:
- Kebutuhan Dana (Menghitung total kebutuhan akan dana yaitu berapa jumlah dana yang diperlukan untuk membiayai rencana bisnis, kebutuhan ini bisa diuraikan untuk (1) Membiayai Aktiva Tetap dan (2) Modal Kerja). Pada Neraca dapat dilihat di sisi Aktiva.
- Sumber Dana (Sumber dana untuk membiayai rencana bisnis bisa diperoleh a) Hutang, dapat berupa hutang jangka pendek dan hutang jangka panjang; b) Modal Sendiri/Equity). Pada Neraca dapat dilihat dari sisi Pasiva
- Menghitung Aliran Kas/Cash Flow dari Rencana Bisnis, aliran kas dapat dikelompokkan menjadi:
- Pengelompokan pertama untuk cash flow terdiri atas Cash Out Flow/COF = Aliran kas keluar, diberi tanda negatif dan Cash In Flow/CIF = Aliran kas masuk, diberi tanda positif.
- Pengelompokan kedua, aliran kas atau cash flow dibagi 3, yaitu: (a) Initial Cash Flow = Aliran kas atau dana yang dikeluarkan di awal proyek diberi tanda Negatif karena berupa dana keluar; (b) Operational Cash Flow = Aliran dana ketika proyek beroperasi/berjalan, ketika proyek berjalan ada dana keluar sebagai biaya- biaya operasional tetapi juga sudah ada pendapatan operasional. Untuk sebuah proyek komersial aliran kas operasional biasanya bertanda Positif karena pendapatan operasional idealnya harus lebih besar dari biaya operasional; (c) Terminal Cash Flow = Aliran kas di akhir proyek, di akhir proyek akan ada 2 (dua) aliran kas yaitu berupa Pengembalian Modal Kerja dan Nilai Residu/Nilai Sisa, keduanya selalu berupa aliran kas masuk jadi aliran kas di akhir proyek bertanda Positif.
- Menilai Kelayakan Bisnis/Proyek dari sisi Keuangan.
Konsultan bisnis juga dapat memberikan panduan dalam melakukan analisis finansial dan proyeksi arus kas secara lebih akurat.
Ada 5 (lima) metode penilaian, yaitu Pay Back Period/PP, Average Rate of Return/ARR; Profitabilitas Indeks/PI; Internal rate of Return/IRR dan Net Present Value/NPV. Dari 5 (lima) metode di atas yang paling sering digunakan hanya 3 (tiga) metode yaitu:
- PP intinya seberapa cepat dana yang diinvestasikan bisa kembali, tentunya semakin cepat kembali semakin baik.
- IRR mencari tingkat bunga yang menyamakan nilai sekarang dari aliran kas keluar (Present Value Cash Out Flow = PV COF) dengan nilai sekarang dari aliran kas masuk (Present Value Cash In Flow = PV CIF); hasil IRR ini dibandingkan dengan tingkat bunga pinjaman bank/ri, jika IRR > ri; maka proyek layak.
- NPV yaitu mencari nilai bersih sekarang, dapat dicari NPV = PV CIF – PV COF; jika nilai NPV positif maka proyek layak, sebaliknya jika negatif proyek tidak layak.
Tujuh komponen utama dalam suatu business plan minimal harus ada sebagaimana diuraikan di depan. Namun jika yang kita kerjakan suatu rencana bisnis/proyek yang nilai besar tentunya masih diperlukan tinjauan aspek-aspek lain, seperti aspek ekonomi makro/nasional, aspek hukum, aspek sosial budaya dan aspek dampak terhadap lingkungan.
Siapa saja yang Membutuhkan Business plan?
Banyak pelaku usaha memilih menggunakan jasa konsultan bisnis untuk membantu merancang business plan yang strategis dan aplikatif. Kita membutuhkan sebuah business plan jika kita akan menjalankan suatu bisnis. Sebuah business plan adalah ibarat sebuah peta dan kompas untuk menjalankan bisnis, sehingga tanpa business plan maka perjalanan bisnis kita ibarat orang yang berjalan dalam kegelapan. Dengan sebuah perencanaan kita dapat menetapkan tujuan utama bisnis kita, skala prioritas, dan menetapkan cash flow.
Di sisi lain, kita juga membutuhkan business plan untuk dapat dikomunikasikan kepada semua pihak, baik pihak internal maupun pihak eksternal/luar organisasi, komunikasi ini dibutuhkan misalnya kita ingin:
- mencari pinjaman dana ke bank
- mencari investor
- mengkomunikasikan dengan pihak manajemen
- pihak-pihak lain
Bagaimana Sebuah Business plan Yang Baik?
Business plan yang baik adalah sebuah proses, bukan hanya sekedar perencanaan. Dengan bantuan konsultan bisnis, pemilik usaha dapat melihat celah efisiensi dan peluang ekspansi yang sering kali luput dari perhatian internal.
Business plan yang baik indikatornya antara lain:
- Sederhana, perencanaan yang baik adalah perencanaan yang mudah dimengerti dan mudah dilaksanakan (mengandung kemudahan dan kepraktisan)
- Spesifik, perencanaan yang baik adalah yang konkret, terukur, spesifik dalam waktu, personalianya dan anggarannya.
- Realistik, perencanaan yang baik adalah perencanaan yang realistik dalam tujuan, anggaran maupun target pencapaian waktunya.
- Komplit atau lengkap, perencanaan yang baik adalah perencanaan yang lengkap semua elemennya.
- Business plan yang baik adalah Business plan yang dapat dipergunakan untuk berbagai hal, seperti:
- Mendefinisikan dan menetapkan tujuan
- Menciptakan laporan bisnis secara regular
- Mendefinisikan bisnis-bisnis baru
- Mensupport aplikasi pinjaman
- Mendifinisikan berbagai perjanjian dengan partner
- Serangkaian nilai untuk pencapaian tujuan secara legal
- Untuk mengevaluasi masalah produk-produk, promosi maupun ekspansi
Peran Penting Business Plan
Business plan berperan penting dalam mengoptimalkan profit dan arus kas sebuah bisnis. Berikut beberapa caranya:
- Perencanaan Keuangan: Business plan membantu merinci proyeksi keuangan, termasuk pendapatan, biaya, dan laba. Dengan perencanaan yang baik, bisnis dapat mengidentifikasi area untuk mengurangi biaya dan meningkatkan pendapatan.
- Pengelolaan Arus Kas: Dengan business plan, bisnis dapat merencanakan arus kas masuk dan keluar, memastikan ada cukup dana untuk operasional sehari-hari dan investasi.
- Strategi Pemasaran: Business plan mencakup strategi pemasaran yang efektif untuk menarik pelanggan dan meningkatkan penjualan, yang pada akhirnya berkontribusi pada peningkatan profit.
- Evaluasi dan Penyesuaian: Business plan memungkinkan bisnis untuk secara teratur mengevaluasi kinerja dan melakukan penyesuaian strategi jika diperlukan untuk menjaga arus kas dan profitabilitas.
Tanpa perencanaan yang matang, keuangan bisnis bisa menjadi tidak terkendali dan menghambat pertumbuhan perusahaan secara keseluruhan.
GOJEK
Salah satu contoh nyata adalah Gojek, startup teknologi asal Indonesia yang telah berkembang menjadi platform multi-layanan. Berikut ini beberapa poin tentang bagaimana Gojek menggunakan business plan untuk mengoptimalkan profit dan arus kas:
- Diversifikasi Layanan
Gojek mengembangkan berbagai layanan, mulai dari transportasi, pengiriman makanan, pembayaran digital, hingga layanan keuangan. Rencana bisnis mereka mencakup analisis pasar dan strategi diversifikasi, yang membantu memaksimalkan pendapatan melalui berbagai sumber.
- Efisiensi Operasional
Dengan business plan yang terstruktur, Gojek mengoptimalkan operasional melalui pemanfaatan teknologi, seperti algoritma untuk menentukan rute tercepat dan efisien bagi mitra driver. Hal ini tidak hanya menekan biaya operasional, tetapi juga meningkatkan margin keuntungan.
- Manajemen Arus Kas
Rencana bisnis Gojek mencakup proyeksi keuangan yang rinci, termasuk estimasi pendapatan, pengeluaran, dan kebutuhan investasi. Pendekatan ini memungkinkan perusahaan menjaga ketersediaan dana untuk operasional sehari-hari, serta memastikan adanya cadangan untuk ekspansi dan inovasi.
- Pendanaan dan Investasi Strategis
Business plan yang komprehensif membantu Gojek dalam menarik pendanaan dari investor besar. Dana yang diperoleh digunakan untuk mengembangkan teknologi dan memperluas layanan, sehingga berkontribusi pada stabilitas arus kas dan pertumbuhan profit secara berkelanjutan.
Melalui perencanaan yang matang, Gojek tidak hanya berhasil meraih profit yang tinggi tetapi juga mampu mengelola arus kas dengan baik, menjadikannya salah satu contoh sukses penerapan business plan di Indonesia.
Penulis: Icha, Consultant at D'Consulting