Event Organizer (EO) saat ini menjadi salah satu faktor penting dalam kelancaran sebuah acara, baik itu untuk acara kantor maupun acara keluarga. Banyak perusahaan maupun pribadi yang lebih mempercayakan penyelenggaraan acaranya dan rela merogoh kocek lebih dalam demi kelancaran sebuah acara. Hal ini membuat bisnis event organizer berkembang sangat pesat tahun-tahun belakangan ini.
Contoh bisnis EO yang sering di jumpai misalnya acara pernikahan, acara kantor, konser musik, pameran, maupun acara-acara yang lebih kompleks seperti olimpiade dan kejuaraan olahraga. Persaingan yang semakin ketat ini mengharuskan setiap pelaku bisnis event organizer selalu berinovasi supaya dapat memenuhi harapan dari pelanggannya.
Sebelum menjelaskan kunci sukses EO, alangkah baiknya kita memahami dulu pengertian EO secara umum. Berikut penjelasannya.
Pengertian Event Organizer
Event Organizer atau biasa disebut EO memiliki pengertian sebagai penyelenggara acara yang merencanakan, mengatur, mengkoordinasikan dan kemudian bertanggungjawab atas berjalannya sebuah acara. EO ini memiliki tugas utama adalah memastikan seluruh rangkaian penyelenggaraan acara dapat berjalan lancar dan kemudian memenuhi harapan dari kliennya.
Kunci Sukses Event Organizer
- Menyusun tema dan konsep acara, tema dan konsep acara menjadi hal paling krusial pertama dalam suksesnya EO. Pilihlah tema atau konsep yang menarik sehingga dapat memberikan kesan yang positif.
- Memahami kebutuhan Klien dengan baik, tema dan konsep acara yang kemudian sudah disusun sebaiknya dapat memenuhi kebutuhan klien. Kebutuhan klien menjadi hal utama lainnya yang harus di perhatikan, karena konsep yang menarik tetapi tidak memenuhi kebutuhan klien maka konsep tersebut akan sia-sia.
- Memiliki tim yang solid dan terlatih, EO yang sukses kemudian pasti akan membutuhkan tim yang solid dan terlatih. Tim yang solid dan terlatih menjadi eksekutor atas semua konsep yang di buat sebelumnya. Penting sekali untuk kemudian meningkatkan kualitas SDM event organizer.
- Inovasi dalam konsep dan desain acara, inovasi dalam konsep acara kemudian dapat menjadikan sebuah event menjadi lebih menarik dan tidak monoton.
- Manajemen anggaran yang bijaksana, EO kemudian harus dapat mengelola dana dengan efisien, menghindari pemborosan, dan tetap memastikan kualitas acara. Sebagai ilustrasi, EO di balik Festival Musik Glastonbury di Inggris telah mengelola anggaran mereka dengan bijak selama puluhan tahun, menjadikan festival ini salah satu yang paling di antisipasi di dunia.
- Kemampuan manajemen krisis, Acara besar tidak selalu berjalan mulus, dan EO yang sukses kemudian harus memiliki kemampuan manajemen krisis yang kuat. Contoh nyata adalah Festival Musim Panas Fyre, yang kemudian menghadapi banyak masalah teknis dan organisasi. Namun, EO yang baik dapat mengatasi kendala ini dengan baik, menjaga keselamatan peserta, dan mengambil pelajaran berharga tentang pentingnya persiapan yang matang.
Manajemen SDM Inovatif
Kunci sukses EO akan lebih mudah dilaksanakan apabila perusahaan kemudian memiliki manajemen SDM yang inovatif. Inovasi SDM adalah penerapan konsep, metode, strategi dan kemudian teknologi baru di departemen sumber daya manusia.
Inovasi SDM kemudian dapat dilakukan dalam berbagai bentuk dan melibatkan metode yang berbeda-beda, seperti penggunaan perangkat lunak otomasi untuk menyederhanakan proses SDM, mengadopsi teknologi yang didukung AI, serta mengembangkan dan menjalankan kebijakan baru yang mendukung keterlibatan dan kesejahteraan karyawan. Manajemen SDM yang inovatif kemudian dapat digunakan sebagai strategi untuk menghadapi persaingan bisnis sejenis dan pengembangan bisnis.
Penulis: Yayat, Consultant of Dconsulting