Setiap pekerjaan dan aktivitas perkantoran pemerintah dan swasta memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber informasi yang wajib dimiliki oleh sebuah kantor adalah arsip (pengarsipan dokumen). Lalu, apa itu pengertian arsip dan kearsipan? Arsip adalah bukti dan rekaman dari aktivitas atau transaksi mulai dari kegiatan pelayanan sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan.
Pengelolaan arsip bisa dilakukan baik secara manual maupun menggunakan komputer agar menjadi suatu informasi yang dapat dipakai sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Penataan arsip yang baik dan benar baik akan mempermudah dalam penemuan kembali, sehingga ketika arsip dibutuhkan dalam pengambilan keputusan, arsip tersebut dapat segera ditemukan.
Pengarsipan merupakan sesuatu kegiatan yang penting selama suatu organisasi masih menjalankan kegiatan opersionalnya, baik kegiatan rutin maupun pengembangan. Arsip mempunyai fungsi dan peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan dan merumuskan sebuah kebijakan.
Oleh sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi lebih lengkap, cepat dan benar, haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang manajemen pengarsipan.
Fungsi, Peranan, dan Tujuan Penataan Arsip
Arsip memiliki banyak fungsi. Beberapa tujuan fungsi antara lain adalah untuk menyimpan informasi penting dalam sebuah format tertentu.
Arsip mempunyai peranan sebagai pusat dan sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan oleh sebuah organisasi dalam rangka melaksanakan berbagai kegiatan perencanaan, penganalisisan data, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
Arsip memiliki beberapa peranan diantaranya adalah sebagai berikut :
- Sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi.
- Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).
- Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
- Sebagai alat ukur aktivitas suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
- Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Sedangkan tujuan dari penataan atau pengelolaan arsip antara lain sebagai berikut :
- Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman
- Agar bisa dengan mudah didapatkan kembali arsip yang dibutuhkan tersebut dengan cepat dan tepat
- Agar terhidari dari pemborosan tenaga dan waktu dalam kegiatan pencarian arsip yang dibutuhkan
- Untuk menghemat tempat penyimpanan.
- Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
- Untuk menjaga kelestarian arsip.
- Untuk menyelamatkan arsip-arsip penting.
Kegunaan Pengarsipan Dokumen
Arsip sebagai dokumen yang dimiliki oleh setiap organisasi atau kantor pasti akan disimpan dalam suatu tempat secara teratur, sehingga setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Alasan perlunya arsip disimpan karena mempunyai suatu nilai kegunaan tertentu.
Secara umum nilai kegunaan suatu arsip dikemukakan oleh The Liang Gie (2009: 117) bahwa arsip atau warkat mempunyai enam (6) nilai keguanaan yang disingkat dengan istilah “ALFRED” yaitu:
A : Administrasi Value (nilai administrasi)
L : Legal Value (nilai hukum)
F : Fiscal Value (nilai Keuangan)
R : Research Value (nilai penelitian)
E : Education Value ( nilai pendidikan)
D : Documentary Value (nilai dokumentasi)
Senada dengan pendapat yang dikemukakan Milton Reitzfeld dikutip oleh The Liang Gie (2009: 117) ada 7 nilai dari suatu warkat terutama untuk keperluan menentukan jangka waktu penyimpanannya, yaitu:
a. Values for administrative use (nilai-nilai kegunaan administrasi)
b. Values for legal use (nilai-nilai kegunaan hukum)
c. Values for fiscal use ( nilai-nilai untuk kegunaan keuangan)
e. Values for operating use ( nilai-nilai untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan organisasi)
f. Values for historical use ( nilai-nilai untuk kegunaan sejarah )
g. Values for research use ( nilai-nilai untuk kegunaan penelitian)
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa suatu warkat dapat hanya mempunyai satu nilai guna saja atau dapat juga mengandung semua nilai guna dan tidak semua warkat mempunyai kegunaan yang abadi. Sebagian besar warkat akan berakhir kegunaannya setelah suatu jangka waktu tertentu.
Mengingat pentingnya mengetahui tentang pengarsipan, penataan atau pengelolaan arsip bagi kehidupan berorganisasi, maka keberadaan arsip perlu mendapat perhatian khusus, sehingga keberadaan arsip di kantor/perusahaan benar-benar menunjukkan peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua karyawan atau pegawai dalam organisasi.
Penting untuk mengetahui teknik pengarsipan dokumen di perusahaan yang tepat. Berikut adalah video yang kami buat untuk menjelaskan mengenai teknik pengarsipan dokumen agar lebih mudah dipahami.