Perusahaan adalah sebuah mekanisme terkait dengan infrastruktur rejeki dan mengatur banyak transaksi dan pegawai, bayangkan jika perusahaan tidak memiliki mekanisme infrastruktur dengan baik maka bisa jadi roboh bukan bangunan tersebut. Nah guys kali ini saya akan menuliskan beberapa trik dan tips untuk menerapkan SOP di Franchise Kopi Kenangan.
Bagaiamana sih mereka kok bisa membuat franchise / waralaba yang bisa melebar hampir di penjuru Indonesia. Dalam hal menerapkan Standart Operasional Procedure (SOP). Anda harus paham terkait pembuatan SOP itu dulu dan merasakan disetiap divisi jika SOP itu berjalan serta membantu control dan pengendalian setiap divisi agar perusahaanmu terhindar dari namanya kecurangan atau blunder management.
Franchise Kopi Kenangan begitu melesat baik karena penerapan standart operasional nya sangatlah mudah dipahami dan minimalisir dari kecurangan setiap divisi. Begitu sering kita jumpai di plaza mall kopi kenangan ini dan mudah kita cermati siklus transaksinya seperti cara mereka menerima order, cara membuat minuman, cara menyampaikan promo dan cara suggest selling mereka yang sehingga kita tertarik untuk menambah atau bahkan mencobanya.
Dengan sistem Bar Open atau cara membuat minuman terlihat langsung oleh pelanggan maka timbul trust higeinisnya dan atribut yang dikenakan juga membuat kita nyaman untuk menikmati minuman tersebut.
Tips dan Trik Kunci Sukses dalam menerapkan SOP di Franchise Kopi Kenangan
1. Siklus Transaksi Mudah dan Dimengerti Setiap Divisi
Siklus transkasi adalah awal di mana pengusaha kopi menerima order, membuat dan menyerahkan ke pelanggan dengan sistem operasional yang baik. Bayangkan jika kita tidak ada terima sistem order dengan baik, seperti orang jualan di pasar mekaanismenya hanya jual dan beli tidak memperhatikan pelayanan.
Di satu sisi sistem penerimaan adalah tonjolan awal baik untuk pelanggan. Selain itu ada lagi siklus transaksi pembuatan order (buat recept minuman) dengan adanya panduan pembuatan recept minuman maka akan mudah bukan untuk pegawai kita dalam mengerjakannya tidak perlu pusing jika pegawai ada yang resign, cukup membaca dan menghafal setiap takar dalam pembuatan minuman kopi kenangan dan yang terakhir sistem delivery order customer atau penyerahan pesanan minuman ke pelanggan.
Jika kita ke gerai kopi kenangan setiap kita pesan akan menunggu 10-15 menit setiap pembuatan minumnya setelah itu nama kita atau nomer order kita akan dipanggil untuk memudahkan identitas pembeli dari nomor struk tersebut.
Sangat mudahkan jika kita memiliki sistem seperti itu maka bisnis Franchise Kopi Kenangan bisa menjadi autopilot berkat penerapan SOP sederhana sebagai media pelaksana dalam usahanya dan siap untuk di franchise kan.
2. Terhindar dari kecurangan management atau karyawan
Kecurangan itu mesti ada cuman kita nya nih management yang harus pro aktif untuk mengidentifikasi, mengendalikan dan mengontrol setiap aktivitas usaha. Kalau kita sebagai usaha asal beli atau asal jual tanpa standart pelakasanaan yang baik maka jangan harap bisa membuka cabang dengan management yang berintergritas.
Karena jika tidak ada SOP seakan usaha berjalan namun tanpa rambu – rambu. Tujuan dari menerapkan SOP adalah terhindar dari cost atau biaya yang terlalu besar dan tidak bisa di indentifikasi, hanya muncul angka besar yang kita pun tidak tahu penyebabnya apa.
Coba anda menerapkan nya perlahan-lahan dari sistem jual nya dulu atau penggunaan atribut setiap hari nya. Kita mulai standart dari yang paling kecil dulu. Jangan terlalu banyak alasan untuk tidak bisa menerapkan SOP.
Di Kopi Kenangan pun SOP sangatlah perlu di mana mengurangi fraud jumlah takar minuman yang berlebih, pembelian bahan ke supplier yang berlebih sehingga banyak barang expired pun yang pegawai pun hanya bilang stock habis karena expired itu bukanlah solusi, maka dengan SOP dan penganggaran stock yang baik maka usahapun terkendali.
Karena apa Kopi Kenangan sudah memprediksi pelanggan sepi ramai nya bisa di prediksikan sehingga barang terkurang dari expired, nah itu dari sistem pembeliannya, kalau dari sistem penjualannya bagaimana kecurangan bisa terjadi?
Menghindari Kecurangan
Semua kecurangan bisa terjadi jika tidak ada sistem terima order dari kasir yang harus bayar dulu, kenapa kok bayar dulu, karena management memperhitungkan dari proses pembuatannya berapa menit, bayangkan jika 10-15 menit pelanggan menunggu lama terus di tinggal akibatnya loss bill atau kehilagan pembayaran karena bahan sudah siap di sajikan namun duit belum di terima.
Bisa jadi rugi 2x lipatkan, sudah buat pakai bahan yang kita beli terus pelanggan belum bayar. Nah guys di situlah letak point. Di mana kecurangan itu terjadi sigaplah dalam membuat usaha. Bukan berarti kita takut usaha karena belum punya SOP ya. Justru dari itu kita harus membuat SOP agar pengusaha bisa mempehitungkan nilai – nilai uang nya tercantum di mesin kasir.
3. Memantau kinjera outlet dari jarak jauh
Memantau adalah salah satu goals dari autopilot kondisi memantau di mana proses dari setelah penerapan SOP. Maka langkah selanjutnya adalah memantau dari jarak jauh dengan menggunakan sistem standart operasional. Beserta software operasional dan keuangan yang sinkron atas SOP kita.
Sehingga mutu pelayanan dan mutu keuangan tetap terjaga dari kecurangan seperti di point sebelumnya. Software salah satu goals yang berdampak cukup besar dari sektor bisnis usaha salah satu nya usaha franchise. Di mana franchise adalah sebuah nama dan produk beserta ekosistem transaksinya menjadi nilai jual yang lebih, bagaimana tidak jika usaha belum memiliki software yang bisa menunjang usaha, bayangkan bila usaha sudah besar dan ingin kita franchise kan agar lebih terkenal dan keuntungan banyak namun belum memiliki software yang bisa menerbitkan laporan omset, promo, keuangan, budget maupun pengalokasian dana untuk investasi.
Maka segera bentuk software atau pilih software dalam memantau setiap outlet. Seperti Kopi Kenangan memiliki software kasir. Tentu anda lihat ketika order di kopi kenangan karena di situ titik setiap outlet bisa terpantau management ketika tidak di tempat. Bisa monitoring berdasarkan prosedur yang sudah di buat.
Sistem dan software adalah keterkaitan dalam penyempurnaan standart di mana software sebagai media perantara pegawai dan kontrol. Sedangkan SOP sebagai alur kegiaran aktivitas yang di aplikasi dengan menggunakan software.
Cukup mudah untuk melakukan namun dari software tersebut ada nilai harga beli juga. Atau perolehan dari setiap project nya tergantung dari seberapa investasi anda di software. Sehingga berdampak besar bagi outlet – outlet seperti kopi kenangan.
4. Laporan Keuangan Terbentuk Secara Utuh
Dari point 1 hingga 3 adalah proses aktivitas operasionalnya dan di point 4 adalah output dari aktivitas operasional. Laporan keuangan adalah sumber utama management dalam menentukan startegi baru dengan kondisi utuh.
Bila anda franchise pastikan ada output laporan keuangan sehingga anda bisa terhindar dari pemborosan cash flow rendah. Dengan adanya penerapan Standart Operasional Prosedur, Pengendalian & Control dan Software Sistemasi Bisnis usaha anda. Ataupun franchise kopi kenangan bisa terkendali dan bisa membuka franchise baru. Agar keberlangsungan usaha tetap tejaga dengan laporan keuangan yang valid.
Salam Autopilot ya guys. Begitulah kunci penting penerapan SOP di Franchise Kopi Kenangan. Sehingga perusahaan secara laporan kinerja perusahaan bisa tumbuh baik dan terkendali meskipun monitoring jarak jauh.
Kesimpulannya setiap kegiatan usaha apalagi franchise harus ada penerapan standart operasional prosedure ibarat kereta api dan rel. Apabila kita memiliki gerbong kereta maka juga harus di tuntun dengan kepala kereta / tenaga kereta. Namun kereta harus memiliki alur yaitu rell sebagai landasan kereta berpacu, seperti itulah usaha kita memiliki divisi.
Maka kita juga harus memiliki kepala dan landasan alur standart untuk mengontrol aktivitas kegiatan divisi. Terimakasih dan Salam Autopilot!
