Usaha Mikro Kecil Menengah atau bisa disebut UMKM merupakan lini bisnis yang paling banyak mendominasi dan menjadi penggerak dalam roda perekonomian negara kita. Dalam kondisi pandemi seperti ini kegiatan UMKM- sangat terbatas dalam melakukan kegiatan operasional bisnisnya. Ditambah lagi dengan adanya berbagai larangan atau peraturan yang muncul untuk mengatasi pandemi dan tentu saja hal tersebut menguji setiap kemampuan bertahan UMKM di Indonesia. Salah satu cara UMKM dalam bertahan di masa pandemi seperti ini adalah dengan koordinasi yang baik pada seluruh bagian perusahaan, hal ini bertujuan untuk keputusan bisnis yang tepat. Tanpa penerapan sistem informasi manajemen membuat UMKM kurang efisien dan kurang optimal dalam menjalankan operasi bisnisnya.
Di Indonesia UMKM biasanya tidak terlalu memikirkan dan memusingkan hal-hal yang berhubungan dengan struktur organisasinya. Namun fokusnya paling banyak pada proses jual-beli sehingga banyak hal yang tidak mendapat perhatian termasuk penerapan sistem informasi manajemen.
Sedangkan Sistem informasi manajemen memiliki cakupan sejumlah hal penting di antaranya perusahaan, pengoperasian, produk dan jasa serta memperkuat bisnis dalam persaingan di pasar. Definisi dari sistem informasi manajemen adalah seperangkat prosedur gabungan yang mengumpulkan dan menghasilkan data yang andal, relevan, dan terorganisir dengan baik yang mendukung proses pengambilan keputusan suatu organisasi.
Singkatnya, adalah sekelompok proses di mana data di peroleh, di analisa, dan di tampilkan untuk pengambilan keputusan. Melalui definisi tersebut maka bisa di katakan bahwa dari sistem informasi manajemen sangat penting di pahami dan di gunakan. Namun harus sesuai kebutuhan dan kapasitas dari masing-masing UMKM. Hal ini di lakukan agar dapat bertahan dan berkembang dalam melakukan operasi bisnis UMKM dalam kondisi yang sangat dinamis. Pada kesempatan kali ini kami akan membagikan tips-tips untuk menerapkan sistem informasi manajemen yang ideal untuk usaha Anda.
Digitalisasi dan Peningkatan Sumber Daya Manusia
Melakukan inovasi dalam melaksanakan operasional bisnis sangat di perlukan untuk UMKM dapat berkembang dan menjalankan bisnis. Dengan memanfaatkan teknologi yang ada dapat memunculkan kombinasi dari proses bisnis UMKM. Bukan berarti setelah digitalisasi tidak ada proses bisnis secara manual.
Proses bisnis secara manual tetap ada tapi di lakukan seefisien mungkin sehingga memunculkan berbagai kemudahan dalam menjalankan proses bisnis UMKM, serta menghindari berbagai kemungkinan kecurangan atau fraud yang pastinya akan muncul jika tidak segera melakukan proses digitalisasi.
Selain itu sistem informasi manajemen yang berbasis digitalisasi membuat UMKM memiliki database yang rapi serta memiliki data yang akurat, andal dan juga dapat di pertanggung jawabkan keberadaannya.
Data secara digital UMKM pun dapat mempermudah dalam memproses data-data yang mendukung ada dalam proses bisnis UMKM yang tentunya proses pelaksanaannya pun tidak mudah. Digitalisasi memerlukan pendukung lain yaitu user atau pengguna untuk sebagai motor penggerak dari produk digitalisasi kegiatan operasional tersebut.
Apabila user mampu untuk mengoperasionalkan sistem informasi manajemen tersebut maka akan sangat mudah melakukan proses bisnis dan perubahannya. Jadi digitalisasi UMKM dan peningkatan sumber daya manusia berjalan beriringan akan menghasilkan kombinasi yang bagus dan inovatif untuk perkembangan UMKM.
Integrasi Data pada Sistem Informasi Manajemen
Dalam hal ini integrasi data merupakan lanjutan dari proses digitalisasi sistem informasi manajemen dan peningkatan sumber daya manusia. Integrasi data di perlukan dalam proses bisnis. Karena proses bisnis memiliki keterkaitan satu dengan lainnya dan saling membutuhkan satu dengan lainnya.
Jadi jika satu bagian melakukan atau terjadi sebuah kesalahan maka akan mempengaruhi jalannya proses bisnis itu sendiri. Sehingga apabila UMKM belum memiliki integrasi data yang baik akan menyulitkan dalam pelaksanaan proses bisnis. Baik secara operasional maupun pengambilan keputusan bisnis yang di perlukan pada saat-saat yang penting untuk dilakukan.
Integrasi data yang baik dapat menjadi kontrol dari suatu proses bisnis UMKM. Sehingga jika terdapat beberapa kesalahan akan sangat mudah terdeteksi. Bahkan ketika memperbaiki data tidak mengalami kesulitan yang berarti sehingga proses untuk mengevaluasi kesalahan tersebut akan juga mudah dan cepat. Sehingga proses bisnis tidak akan tertahan dan mengalami kesulitan.
Serta jika integrasi data sudah baik maka bahan pertimbangan yang ada untuk melakukan evaluasi berkelanjutan akan sangat mudah di laksanakan oleh pihak UMKM.
Perubahan Budaya Kerja dan Tim Yang Kompak
Budaya kerja dalam suatu entitas atau institusi tentunya memiliki pengaruh yang sangat berarti dalam berjalannya proses bisnis UMKM. Dengan adanya perubahan atau inovasi yang ada dalam proses bisnis UMKM maka budaya kerja yang dimiliki UMKM tersebut. Jika sudah tidak berjalan seiring dengan inovasi yang ada maka haruslah segera di tinggalkan dan tidak di gunakan kembali.
Dengan adanya perubahan budaya kerja tentunya perubahan yang seiring dengan inovasi yang ada. Maka proses bisnis akan jauh lebih mudah dalam mengimplementasikan dalam proses bisnis yang sudah di evaluasi. Perubahan budaya kerja dengan di dukung dengan tim yang kompak atau solid. Maka kemungkinan tingkat keberhasilan dalam mengimplementasikan sebuah sistem informasi manajemen. Bukan hanya sebagai angan-angan saja namun menjadi sebuah realita.
Dalam penyampaian suatu informasi bisnis pun akan sangat mudah tersalurkan dengan cepat dan efisien serta terpercaya. Sehingga memperkecil terjadinya kesalahan atau kecurangan yang akan terjadi dalam jalannya proses bisnis UMKM
Berkembang dengan Sistem Informasi Manajemen
Dengan adanya sistem informasi manajemen maka UMKM akan lebih mudah dalam menyediakan informasi untuk melakukan beberapa hal. Contohnya perencanaan proses bisnis, pengendalian proses bisnis, pengevaluasian dan perbaikan proses dari suatu bisnis secara berkelanjutan.
Informasi yang di berikan akan bermanfaat bagi setiap pihak yang memiliki kepentingan secara langsung maupun tidak langsung. Dan tentunya tidak akan membutuhkan waktu yang lama atau mendapatkan respon yang lambat dari pihak-pihak yang berkepentingan.
Dengan adanya kemudahan-kemudahan ini maka dalam mengambil sebuah keputusan bisnis tidak akan mengalami kesulitan karena manajemen sudah memiliki tolak ukur tersendiri sesuai dengan analisa dan kemampuannya dalam mengambil keputusan bisnis baik dari level karyawan hingga pengambilan keputusan di level manajer sehingga proses bisnis berjalan bersama-sama dan saling terjadi pengawasan sehingga juga akan menimbulkan kemajuan dalam proses bisnis tersebut.
Selain menerapkan sistem informasi manajemen pada UMKM. Maka faktor-faktor pendukung juga di perlukan dan di butuhkan untuk keberhasilan penerapan dalam melaksanakan sistem informasi manajemen. Di antaranya adalah cetak biru atau blue print perusahaan.
Cetak biru ini akan menjadi panduan dalam membangun suatu proses bisnis UMKM. Di mana cetak biru ini harus di perhatikan oleh semua unit atau bagian terkait. Sehingga semua bagian memiliki peranan yang sama penting dalam mencapai kesuksesan penerapan sistem informasi manajemen.
Selain itu, kesuksesan sistem informasi manajemen tidak hanya di ukur dari dalam internal UMKM saja, namun juga para stakeholdernya. Contohnya UMKM memberikan manfaat dan solusi untuk permasalahan yang di hadapi oleh konsumen. Seperti memberi kelas online gratis atau akses streaming gratis selama beberapa waktu. Ini di lakukan agar masyarakat tidak bosan agar UMKM mendapati sentimen positif dan mendapat opini bahwa UMKM di Indonesia tidak hanya seratus persen berfokus pada jual beli melainkan juga kepedulian terhadap kepuasan pelanggan atau konsumen dalam proses serving yang di berikan oleh UMKM.
