1% dari 100 usaha tidak dapat bertahan hingga lebih dari 10 tahun karena selalu gagal dalam membuat SOP yang sesuai. Disini kami ajarkan Anda 5 langkah efektif untuk membuat SOP impian Anda.
Standard Operating Procedures (SOP) merupakan sebuah prosedur standar yang menjadi acuan proses kerja suatu perusahaan. Dengan begitu, setiap tindakan operasional bisa berjalan secara seragam. Namun untuk mencapai keseragaman kinerja bukanlah hal yang mudah. Semakin besar perusahaan maka akan semakin komplek prosedur yang harus dibuat. Ini yang membuat banyak perusahaan dibuat pusing karena kesulitan dalam membuat SOP yang efektif bagi perusahaannya.
Oleh karena itu, melalui artikel kali ini, kami memberikan langkah mudah untuk membuat SOP yang yang efektif. Simak pada video di bawah ini hingga akhir agar Anda mendapat pengetahuan dalam membuat SOP yang efektif dan efisien untuk perusahaan Anda.
Ketika kita ingin melakukan develope perusahaan tentu hal yang terlebih dahulu di perbaiki adalah unsur people kemudian dapat di ikuti dengan membangun system yang baik, maka akan tercipta SOP yang efektif dan efisien.
Penyusunan dan pelaksanaan SOP di perusahaan yang sudah berjalan, memiliki tantangan yang menarik serta membutuhkan kerja keras untuk mengatasi hambatan dari berbagai karakter di dalamnya. Anda perlu memahami setiap langkah agar SOP yang Anda buat dapat sesuai dengan tujuan. Mari kita bahas secara satu per satu.
1. Membuat Struktur Organisasi
Pada sebuah perusahaan, kita dapat mengambil contoh sebuah struktur organisasi yakni di bawah seorang CEO terdapat beberapa bagian – bagian lain seperti purchasing, logistic, produksi, finance, tax mau sales. Apabila CEO langsung membawahi beberapa bagian tersebut, maka tanggung jawab langsung di tanganinya sendiri, dan hal ini sebaiknya tidak dilakukan.
Struktur organisasi yang benar adalah di bawah seorang CEO sebaiknya ada beberapa penanggung jawab lain seperti misalnya CMO, COO, CFO, CHR. CMO adalah chief marketing office, COO adalah chief operational officer, CFO adalah chief finance officer, CHR adalah chief human resource. Dengan adanya bagian – bagian tersebut maka CEO tidak perlu melakukan tanggung jawab sepenuhnya kepada setiap departemen. Dengan begitu dapat di katakan CEO di sini sedang membangun super team di mana dia hanya berkoordinasi cukup dengan 4 orang di bawahnya dan orang – orang tersebut berkoordinasi dengan bagian – bagiannya masing – masing.
Sampai di sini yang harus kita pikirkan adalah apakah struktur organisasi pada perusahaan Anda sudah tepat? Apakah di perusahaan Anda sudah mendapatkan key person supaya delegasi yang dilakukan tidak perlu dengan banyak orang.?
2. Membuat Standar Operasional Prosedur
SOP yang tepat adalah SOP yang efektif dan efisien. SOP yang terlalu tebal bukan berarti SOP tersebut sudah tepat dan belum tentu bisa di terapkan dan bisa sungguh – sungguh mendukung kinerja seluruh perusahaan. Dalam membuat SOP, Anda harus membuat SOP yang straight and fleksibel, artinya SOP di buat harus tegas melainkan di sisi lain juga harus fleksibel. Kemudian, buatlah approval policy dengan benar.
Misalnya saja, jangan sampai dokumen – dokumen di tanda tangani dengan direktur ataupun branch manager terus menerus. Lalu, tentukan PIC dan Key Personnya untuk setiap pos – pos departemen. Dan yang terakhir adalah connect with administration and finance. SOP harus di buat untuk seluruh departemen, tidak sebatas misalnya pada financenya. SOP yang di buat pada perusahaan harus bisa connect dengan administrasi dan keuangan.
3. Gunakan Teknologi untuk Automasi
Setelah di buat struktur organisasi dan sop yang tepat hal yang harus di perhatikan berikutnya adalah gunakan teknologi untuk automasi. Misalnya pada perusahaan Anda saat ini masih menggunakan kalkulator, mesin ketik, mesin kasir manual, dan buku besar juga MS. Excel untuk , laporan keuangan. Maka dapat di katakan bahwa perusahaan Anda saat ini masih tradisional dan belum siap bersaing dengan perusahaan yang lain. Karena perusahaan yang modern adalah perusahaan yang sudah menerapkan software accounting pada perusahaannya agar perusahaan tersebut dapat lebih tersistem.
Kami DConsulting sering membantu para pengusaha untuk mengoperasikan program akuntansi tersebut dengan memberikan arahan supaya tim perusahaan yang kami tangani bisa menggunakan program yang lebih systemize. Dengan menggunakan program accounting, Anda dapat lebih mudah mengakses laporan secara real time. Karena dapat dengan system cloud dan pemindahan dokumen pun lebih mudah dilakukan.
4. Tentukan Project Manager yang Capable
Bagian keempat, setelah memikirkan teknologi maka yang perlu di perhatikan adalah “tentukan project manager yang capable”. Ada sebuah contoh yakni, kepala accounting harus membawahi banyak departemen sekaligus. Dampaknya adalah orang yang bersangkutan tidak bisa perform karena banyak pekerjaan. Sehingga kita harus memikirkan, bagaimana memberikan tanggung jawab kepada seseorang yang tugasnya adalah melakukan implementasi sop di dalam perusahaan Anda.
5. Review Standar Operasional Prosedur Secara Berkala
Setelah membuat SOP dan punya orang yang baik, yang kelima adalah review SOP tersebut secara berkala dan revisi bila perlu. Karena seiring berjalannya waktu pasti terdapat perubahan – perubahan pada kondisi perusahaan, dan di sinilah penyesuaian SOP perlu perhatian mendalam.
Keberadaan SOP (Standard Operating Procedure) sangat penting bagi operasional suatu perusahaan. Dengan SOP kita bisa mengantisipasi berbagai situasi yang mungkin terjadi dalam menjalankan bisnis kita.
SOP ini harus kita perjuangkan sejak kita mendirikan perusahaan. Pada tahap awal sop ini terlihat sederhana, tetapi seiring dengan perjalanan menjalankan bisnis kita akan semakin memperlengkapi sop kita.
SOP akan memberi arah bagi staf perusahaan dalam menjalankan pekerjaannya. Adanya SOP maka karyawan mengetahui lingkup pekerjaannya. Dengan kejelasan ruang lingkup ini, maka job description akan jelas sehingga tidak tumpang tindih. Dengan demikian maka kinerja staf perusahaan akan terjaga dengan baik.
Apa langkah selanjutnya?
Tentu Anda menginginkan SOP yang telah dibuat dengan cara di atas dapat diterapkan di perusahaan Anda dengan baik. Namun bagaimana tipsnya agar bisa berhasil? Dapatkan akses video series dari kami secara GRATIS dengan mengisi form di bawah ini.