Nota Kontan adalah salah satu dokumen yang berfungsi mencatat transaksi keuangan secara tunai. Dalam mengelola sebuah bisnis, seorang pengusaha kemudian memerlukan bukti transaksi yang sah dalam menjalankan bisnisnya, salah satunya adalah Nota Kontan.
Berikut adalah paparan mengenai pengertian, fungsi, cara membuat dan contoh format/desain Nota Kontan.
Pengertian Nota Kontan
Nota Kontan adalah salah satu bukti transaksi yang mencatat pembayaran atau pembelian secara tunai. Dokumen ini terdiri dari 2 lembar, lembar asli untuk pembeli sedangkan salinannya adalah untuk arsip penjual. Menurut buku Cara Mudah Pembelajaran Akuntansi dengan Metode Resitasi (2023) yang ditulis oleh Nurul Latifah, Nota Kontan adalah bukti penjualan barang yang langsung dibayar dan dilunasi oleh pembeli.
Sedangkan menurut Blasius Erik Sibarani dkk dalam buku Pengantar Akuntansi 1 (2022), Nota Kontan adalah bukti transaksi pembelian atau penjualan tunai.
Setelah mengetahui pengertiannya, selanjutnya kita bahas fungsi dan peranannya dalam transaksi jual beli bisnis.
Fungsi dan Peranannya dalam Transaksi Jual Beli
Berikut ini adalah beberapa fungsi dan peranan bukti pembayaran tunai dalam dunia bisnis:
- Bukti transaksi yang sah, fungsi pertama dari dokumen ini adalah sebagai bukti pembayaran yang sah bagi pembeli yang melakukan transaksi secara tunai. Apabila terjadi perselisihan antara penjual dan pembeli, maka bukti ini dapat menjadi alat verifikasi yang jelas dan akurat dalam menyelesaikan konflik.
- Alat koreksi barang, bukti pembayaran tunai juga bisa digunakan dalam pengecekan ulang jumlah barang yang sudah terjual dan stok yang tersedia di gudang (stock opname).
- Alat untuk kemudian memantau arus kas, dengan mencatat setiap transaksi tunai, pengusaha dapat mengetahui uang masuk dan keluar melalui bukti yang dikeluarkan oleh perusahaan.
- Syarat klaim garansi, bukti pembayaran kemudian sangat penting apabila pembeli akan melakukan klaim garansi ke penjual. Penjual biasanya meminta dokumen asli sebagai syarat dalam mengajukan klaim garansi.
Cara Membuat Nota Kontan yang Baik dan Benar
Komponennya
Nota Kontan yang baik adalah yang memenuhi komponen-konponen berikut ini :
- Logo dan nama perusahaan bisnis yang mengeluarkan nota, disertai dengan alamat perusahaan bisnis beserta nomor telepon yang kemudian dapat dihubungi
- Nomor nota
- Tanggal transaksi
- Jenis barang yang telah dibeli
- Kuantitas barang yang telah dibeli
- Harga satuan barang
- Total harga
Membuat Nota Kontan Perusahaan
Setelah mengetahui komponen-komponen yang harus ada dalam dokumen ini, langkah selanjutnya adalah membuatnya. Tools yang paling mudah digunakan adalah Microsoft Excel.
- Format dokumen: buatlah desain/format yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan kemudian pelanggan.
- Logo dan informasi perusahaan: tambahkan logo dan informasi perusahaan yang jelas seperti alamat dan kemudian nomor telepon yang bisa dihubungi pelanggan supaya lebih profesional.
- Nomor dokumen: urutkan nomor sesuai dengan terjadinya transaksi sehingga memudahkan dalam proses pencatatan.
- Pencetakan/Digital: setelah menentukan format yang sesuai, selanjutnya Anda dapat mencetaknya atau mengisinya secara digital.
- Pemberian dokumen ke pelanggan: serahkan dokumen ini ke pelanggan ketika sudah terjadi pembayaran secara tunai, baik secara fisik maupun digital.
Contoh Desain/Format
