Desember 23

0 comments

Teknik Penomoran Dokumen Pada Arsip Perusahaan Agar Rapi

Dokumen berisi informasi yang sangat penting dalam bisnis organisasi / perusahaan skala kecil atau besar. Saat ini masih banyak organisasi / perusahaan yang mengalami kendala dalam pengelolaan dokumen perusahaan sehingga mengakibatkan hilangnya dokumen penting. Sebagian besar kejadian ini terjadi karena kesalahan (dislokasi) dalam proses manajemen penyimpanan dokumen arsip perusahaan. Kegagalan untuk menemukan dokumen yang diperlukan dapat membuat karyawan panik, dan dapat meningkatkan tingkat stres mereka dan mengurangi produktivitas. Masalah ini juga dapat mengganggu proses dokumen internal dan eksternal selanjutnya.

Untuk menghindari masalah di atas, organisasi / perusahaan harus dapat melaksanakan proses pengelolaan dokumen dengan baik. Dokumen perusahaan yang harus dikelola antara lain dokumen transaksi bisnis, dokumen kepegawaian dan surat.

Dokumen dan arsip adalah kata-kata yang memiliki arti yang sama Berdasarkan teori sederhana, dokumen merupakan bagian dari arsip itu sendiri. Menurut pengertian dokumen perusahaan menurut nomor hukum, tanggal 8 Agustus 1997 tentang dokumen perusahaan adalah data, catatan dan / atau informasi yang dihasilkan dan / atau diterima perusahaan pada saat melaksanakan kegiatan, baik dalam bentuk tertulis maupun dengan cara lain, atau dengan cara apapun. Direkam dalam bentuk yang terlihat, dapat dibaca atau didengar.

Untuk memastikan bahwa dokumen dan arsip yang dimiliki oleh organisasi / perusahaan dikelola dengan baik dan tepat, terdapat beberapa informasi standar tentang indikator yang harus dipenuhi dalam pengelolaan dokumen dan arsip, yaitu:

  1. Rapi

Proses pengarsipan di suatu perusahaan harus dikelola dan diatur serapi mungkin agar arsip dapat disimpan dan dikembalikan dengan cepat dan akurat.

2. Mudah untuk mencari

Arsip diatur agar setiap catatan lebih mudah ditemukan saat diperlukan dan direferensikan.

3. Terklarifikasi dengan Baik

Setiap perusahaan dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip fisik sesuai dengan pilihan yang diinginkan (misalnya, manajemen arsip biasa dapat menggunakan sistem alfabet, sistem angka, sistem tanggal, sistem regional, dan sistem subjek). Selain itu, berbagai jenis dokumen arsip juga telah diperjelas dengan jelas sehingga setiap riwayat perusahaan dan individu dapat ditempatkan di suatu lokasi tertentu menurut kelompok, subjek, wilayah atau pada waktu yang bersamaan.

4. Mudah disusutkan

Dikarenakan tidak semua arsip mempunyai nilai guna yang abadi, maka tidak semua berkas bisa disimpan secara terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, atau bahkan dimusnahkan. Arsip dinamis disimpan di pusat arsip dinamis sesuai dengan jadwal retensi arsip. Jadwal tersebut berfungsi untuk menunjukkan berapa lama arsip dinamis inaktif disimpan di pusat arsip.

Nah, seringkali sebuah perusahaan mengalami kesulitan untuk melakukan pengaturan arsip-arsip dokumen. Oleh karena itu kami memberikan beberapa teknik untuk melakukan penomoran dokumen usaha Anda agar dapat dengan mudah dikelola. Berikut adalah video penjelasannya.


Tags

akuntansi, arus kas, bisnis, bisnis online, bisnis untung, cafe, cara, finance, franchise, grosir, jurnal, karyawan, keuangan, keuntungan, kuliner, laba rugi, laporan, laporan keuangan, mengatur keuangan, modal, online, peluang, promosi, supermarket, tips


You may also like

Rahasia Sukses Buka Ratusan Cabang Ala Kopi Janji Jiwa

5 Kesalahan Utama Dalam Membangun Bisnis F&B

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

You might also like

Top
Jakarta OfficeSurabaya OfficeInstagramFacebookYouTube