Sebelum kita membahas bagaimana strategi sukses menerapkan Standar Operasional Prosedur di salah satu franchise terkenal yakni Janji Jiwa, lebih baiknya kita mengetahui apa itu SOP, fungsi dan tujuan dari SOP itu sendiri.
SOP merupakan sebuah instruksi tertulis atau cara dalam melakukan pekerjaan, dengan kata lain SOP ini sebagai pedoman dalam melakukan tugas rutin melalui cara yang efektif serta efisien bagi pihak-pihak yang berkaitan di dalamnya agar tidak terjadi penyimpangan. Peran SOP sendiri bisa di bilang sangat penting terutama dalam proses perkembangan dan kemajuan perusahaan itu sendiri.
Coba kalian bayangkan jika di sebuah perusahaan tidak ada SOP secara tertulis? Pastinya akan membuat kegiatan operasional perusahaan menjadi tidak terarah dan kinerja pegawai pun bisa saja tidak maksimal.
Dengan SOP ini di harapkan kualitas pekerjaan dan kegiatan operasional bisnis perusahaan dapat berjalan dengan baik. Apalagi bila Anda ingin membeli franchise Janji Jiwa!
Fungsi Standar Operasional Prosedur
Lalu, apa sih sebenarnya fungsi utama dari SOP ini bagi perusahaan franchise seperti Janji Jiwa? Fungsi standar operasional prosedur bagi perusahaan sebenarnya banyak sekali akan tetapi di sini saya akan menjelaskan beberapa fungsi dari SOP tersebut:
1. Sebagai Pedoman Kerja
SOP dapat berguna sebagai pedoman yang bisa di pakai oleh seluruh jajaran perusahaan dalam melaksanakan proses pekerjaan.
2. Memudahkan sebuah pekerjaan
Tidak bisa di pungkiri lagi, SOP bisa sangat membantu kegiatan operasional perusahaan dan memudahkan pegawai dalam pekerjaan, Terlebih lagi bisa membantu bagi pegawai baru untuk cepat beradaptasi dalam pekerjaannya. Dengan adanya SOP ini pegawai dapat lebih tertib dalam melakukan pekerjaan dan mengetahui apa yang harus mereka lakukan.
3. Membantu mendisiplinkan semua SDM
Jika penerapan SOP di perusahaan sudah sesuai dengan tertib, hal ini akan berdampak kepada perusahaan kearah yang lebih baik untuk lebih disiplin dan lebih bertanggung jawab.
4. Menganalisa hambatan yang di alami pegawai dan perusahaan
Selain membantu dalam memudahkan pekerjaan karyawan, SOP juga bisa mendeteksi hambatan-hambatan yang sedang di hadapi oleh pegawai dan juga perusahaan. Dengan hal ini perusahaan dapat mengambil kebijakan untuk mengatasi permasalahan yang sedang di hadapi.
Standar Operasional Prosedur Ala Franchise Janji Jiwa
Setelah kita mengetahui apa itu SOP serta fungsi dan tujuannya. Maka kita bahas lebih lanjut bagaimana strategi sukses untuk penerapan SOP bagi perusahaan waralaba :
1. Membuat SOP Sesuai Dengan Keadaan Perusahaan, Bukan Copy Paste
Dalam membuat SOP, Anda harus melihat keadaan perusahaan. Jangan pernah menyamakan SOP Anda dengan perusahaan lain. Karena alur, keadaan serta kebutuhan perusahaan Anda belum tentu sama dengan perusahaan lain meskipun perusahaan yang sejenis. Setiap perusahaan memiliki visi, misi, tujuan, culture, SDM dan Struktur organisasi yang berbeda.
Sehingga Anda tidak bisa menyamakan dengan perusahaan lain. Lihat terlebih dahulu keadaan perusahaan Anda dan lakukan analisa yang perlu di lakukan perbaikan jika terdapat celah atau dibutuhkan perbaikan dalam proses bisnis Anda.
2. Terintegrasi Terhadap Kontrol Keuangan
Saat membuat SOP Anda harus tahu output apa yang akan dihasilkan. Jangan sampai Anda membuat SOP tetapi semakin melemahkan terhadap kontrol keuangan Anda. Kalau Anda tidak bisa melakukan control terhadap keuangan bagaimana Anda bisa membuka cabang dan bagaimana Anda akan melakukan kontrol keuangan terhadap cabang tersebut.
Maka dari itu Anda harus tahu bagaimana prosedur yang tepat agar keuangan anda tetap terkontrol serta Anda harus paham laporan keuangan yang tepat dan valid itu seperti apa.
3. Buat Rule SOP yang Tepat
Ketika membuat SOP Anda harus tahu rule apa saja yang harus dilewati dan batas-batas approval untuk menyetujui proses dari SOP Anda. Batas approval ini juga berfungsi untuk meminimalisir kecurangan yang bisa terjadi dalam proses bisnis perusahaan.
Saat membuat approval Anda juga harus melihat efektivitasnya juga jangan sampai karena kebanyakan yang di approve sehingga bisa mengganggu efektivitas pekerjaan di perusahaan Anda.
Salah satu contoh, tidak semua dokumen harus ditandatangani oleh Direksi. Karena hal tersebut bisa membuat permasalahan yang baru di perusahaan Anda. Dikarenakan tugas direksi bukan sebagai peng-approve suatu dokumen saja, akan tetapi lebih kepada memikirkan pengembangan bisnis ke depannya dan strategi-strategi perusahaan.
Dalam pembuatan rule ini, Anda perlu mempersiapkan draft reward dan punishment agar SOP Anda berjalan dengan konsisten.
4. Lakukan Coaching dan Pendampingan
Coaching dan pendampingan di lakukan karena Anda berinteraksi dengan manusia bukan dengan mesin yang bisa diprogram. Karena tidak semua orang bisa membaca SOP dan langsung paham terkait isi dan maksudnya. Agar lebih mudah untuk di pahami dan di jalankan oleh tim Anda.
Sebisa mungkin Anda membuat dan menerapkan SOP semudah mungkin untuk di jalankan dan juga sebaiknya SOP yang sudah Anda buat di tempel di tempat yang mudah di baca oleh divisi yang terkait. Jika penerapan SOP di lapangan masih belum berjalan sesuai dengan baik, Anda harus mengulang untuk menjelaskan SOP kepada tim Anda.
5. Lakukan Revisi SOP
Meskipun SOP ini sudah di buat sebagus mungkin akan tetapi dalam perjalanannya SOP ini akan ada perubahan. SOP bukanlah sesuatu yang di buat sekali seumur hidup. Tetapi SOP juga dapat berubah jika di lapangan, flow dan keadaan perusahaan terjadi perubahan.
Jika SOP yang di terapkan sudah tidak relevan lagi dengan keadaan perusahaan yang sekarang, maka Anda perlu melakukan revisi SOP. Sebelum melakukan revisi SOP sebaiknya di review terlebih dahulu, lakukan meeting dengan tim, di perbaiki pelan-pelan dan di setujui bersama. Maka dengan hal tersebut SOP di perusahaan Anda akan berjalan sesuai dengan goals perusahaan.
6. Sertifikasikan SOP Anda Kedalam ISO
ISO merupakan salah satu bentuk sertifikasi yang sudah di akui internasional. Dengan bersertifikasi ISO Anda berarti sudah menjalankan siklus manajemen dengan baik. Dan ini menjadi bukti SOP yang di perusahaan Anda sudah di approve oleh standard global.
Pentingnya ISO untuk perusahaan Anda yaitu bisa meningkatkan value dari perusahaan Anda. Dengan hal tersebut Anda lebih mudah untuk melakukan kerja sama dengan pihak lain dan lebih mudah dalam mengembangkan perusahaan. Sehingga bisa membuka cabang karena perusahaan Anda di anggap sudah memiliki kontrol manajemen yang baik.
Untuk melakukan ISO bisa di bilang tidak terlalu mudah, namun juga tidak terlalu sulit. Dalam melakukan ISO Anda perlu menyiapkan tim untuk membentuk tim khusus dalam proses ISO. Dan Anda perlu menyiapkan dokumen-dokumen yang perlu di persiapkan untuk ISO.
Selain itu Anda perlu memiliki internal audit untuk menilai SOP dan dokumen yang di perlukan untuk ISO Anda. Internal audit ISO sangat penting untuk memperlancar proses ISO perusahaan Anda. Agar tidak melakukan proses ISO ulang dari awal di karenakan proses ISO ini membutuhkan waktu yang cukup lama.
Sebelum melakukan strategi penerapan SOP Anda perlu mengetahui makna, fungsi, dan tujuan dari SOP sendiri. Setelah itu ketahui tujuan dan kondisi perusahaan kemudian Anda bisa menerapkan strategi yang sudah di paparkan di penjelasan kami di atas ya. Bukan hal yang mustahil untuk mengembangkan usaha franchise dan membuka cabang seperti Janji Jiwa kok !
Jika Anda ingin mengkonsultasikan perihal bagaimana bisa membuat SOP serta menerapkan SOP di dalam perusahaan, Anda boleh menghubungi kami. Kami akan dengan senang hati membantu Anda agar dapat melakukan penerapan SOP secara tepat dan akurat.
