Stock opname adalah kegiatan cukup memakan waktu karena Anda akan mengecek dan menghitung barang yang ada di gudang secara langsung.
Selain itu dalam melakukan perhitungan juga tidak boleh ada kesalahan atau kesalahan, karena nantinya akan mempengaruhi stok barang yang dijual.
Kapan stock take harus dilakukan dan bagaimana atau langkah-langkah untuk melakukannya?
Ikuti beberapa tips di bawah ini agar proses penghitungan persediaan di gudang bisa berjalan dengan lancar!
Apa Itu Stock Opname?
Pengertian stock opname adalah kegiatan menghitung stok fisik persediaan barang dagangan dan menyesuaikannya dengan catatan akuntansi dalam bisnis.
Pada dasarnya kegiatan ini tidak hanya digunakan untuk menghitung persediaan, tetapi juga dapat digunakan untuk menghitung barang atau benda yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan.
Pengelolaan kegiatan untuk menyesuaikan pencatatan akuntansi dengan stok fisik yang tersimpan oleh perusahaan sangat diperlukan agar biaya operasional yang timbul tidak melebihi batas dan perusahaan dapat menentukan pembelian saham dengan tepat di masa yang akan datang.
Selain itu, tujuan stock opname adalah untuk menyesuaikan pencatatan akuntansi dengan stok fisik yang di miliki oleh perusahaan.
Biasanya hal ini di lakukan pada akhir tahun, namun beberapa perusahaan yang menerapkan sistem pengendalian yang lebih terorganisir biasanya melakukannya setiap tiga atau empat bulan sekali.
Dalam cara melakukan stock take selain membutuhkan aplikasi perhitungan stok gudang juga membutuhkan tim yaitu tim penghitung dan tim input.
Sekarang dengan perkembangan teknologi sudah ada barcode.
Dengan menggunakan barcode, proses penghitungan stok dapat di lakukan lebih cepat dan efisien.
Selain itu, dengan menggunakan barcode, kesalahan dalam pencatatan dan penghitungan barang dapat di minimalisir.
Salah satu komponen penting agar stock opname lebih mudah, efisien, dan akurat adalah penggunaan Stock Keeping Unit (SKU).
Penerapan SKU juga di yakini dapat membantu perusahaan mengurangi kesalahan pencatatan dan penghitungan stok barang.
Stock Keeping Unit atau SKU merupakan identitas berupa kode unik pada setiap item retail untuk memudahkan perusahaan dalam mengenali jenis-jenis stok item.
SKU antara satu jenis barang dengan barang lainnya akan berbeda sebagai penanda.
Kode yang di gunakan biasanya terkait dengan elemen merek, warna, ukuran, dan jenis barang.
Secara teknis, SKU biasanya di cetak dalam bentuk barcode untuk memudahkan perusahaan dalam melakukan inventarisasi atau stock opname.
Mengapa Harus Melakukan Stock Opname?
Kegiatan stock opname di lakukan untuk mengetahui secara pasti dan benar mengenai persediaan barang dalam catatan pembukuan dan barang yang ada di gudang, apakah jumlahnya sama atau berbeda.
Jika barang yang di temukan lebih banyak dari yang tertulis pada daftar saham, maka dapat di lakukan pengecekan ulang apakah mungkin terdapat transaksi yang belum tercatat atau kesalahan pencatatan.
Jika terjadi kekurangan biasanya dapat di lakukan dengan dua cara yaitu dengan membuat jurnal penyesuaian atas kekurangan barang tersebut.
Memungkinkan juga bagi perusahaan untuk membebankan petugas stok barang untuk mengganti kekurangan barang.
Kegiatan ini juga dapat di lakukan untuk rekening-rekening seperti kas, piutang, hutang dan aset lainnya.
Tujuan Dilakukannya Stock Opname
- Mencegah kerugian perusahaan karena kelalaian perhitungan.
- Mengetahui jumlah sebenarnya.
- Mengatur pergerakan barang dari dan keluar perusahaan.
- Kontrol internal.
Manfaat Stock Opname Bagi Bisnis Anda
- Meminimalkan penyimpangan dari barang, baik itu kekurangan maupun kelebihan.
- Memungkinkan untuk tidak cepat di proses jika ada barang yang hilang atau kekurangan barang, sehingga tidak terjadi stok barang menjadi kosong.
- Dapat di gunakan sebagai analisis tahun-tahun sebelumnya sehingga dapat di ketahui perkembangan perusahaan.
- Memahami secara pasti arus masuk dan keluar barang dengan pasti.
- Mengetahui kondisi barang di gudang dengan pasti.
- Mengetahui ketepatan perhitungan dengan cara mencocokkan catatan pembukuan dengan stok barang yang ada.
- Membantu menghitung harga pokok penjualan (HPP).
- Sebagai perbandingan dengan data tahun sebelumnya atau dengan data perusahaan sejenis.
- Mengetahui adanya persediaan yang sebenarnya di miliki.
- Mengidentifikasi kecurangan atau kelalaian yang terjadi di perusahaan.
- Membantu membuat kebijakan perusahaan.
Kapan Waktu Yang Tepat Dilakukannya?
Setiap perusahaan memiliki kebijakan tersendiri mengenai jangka waktu kegiatan stock opname.
Jenis bisnis yang berbeda juga harus memiliki kebijakan yang berbeda untuk menentukan kapan waktu terbaik untuk menghitung stok barang ini.
Umumnya periode stock opname melalui proses dalam periode tahunan, triwulanan (4 bulan), triwulanan (3 bulan), dan bahkan ada yang sebulan sekali.
Tetapi kebanyakan perusahaan melakukan perhitungan dan pengecekan stok secara triwulanan atau triwulanan, karena proses ini memakan banyak waktu.
Selain itu, petugas juga harus mengecek secara detail semua barang dan kondisinya.
Untuk mengurangi risiko varians dari stok, beberapa perusahaan melakukan kegiatan stock opname setiap awal bulan dan daapt terlengkapi dengan notulen stock opname.
Tujuannya agar perbedaan stok dapat segera dapat paham dan akar analisis perhitungannya dapat muncul.
Jika penyebabnya adalah jumlah barang, maka jeda waktu pengambilan barang juga semakin lama.
Anda bisa melakukan aktivitas ini di antara hari kerja atau saat perusahaan sedang tidak beroperasi.
Langkah-Langkah Melakukan Agar Lebih Efektif
Bagi Anda yang masih pemula dalam stock opname, tentunya Anda masih bingung bagaimana cara melakukan aktivitas ini dengan benar.
Untuk itu, penting untuk mengikuti beberapa tips berikut ini agar cara melakukan stock opname dengan benar dan efektif, yaitu sebagai berikut:
Atur Jadwal
Dengan penjadwalan tentunya stock opname terjadi secara berkala, sehingga tidak menumpuk yang mengakibatkan pendataan semakin sulit.
Bagi Anda yang masih bingung kapan dan seberapa sering melakukan stock opname, Anda bisa mengaturnya sebagai berikut:
- Perhatikan jenis usaha yang Anda geluti. Jika Anda memiliki usaha di bidang kuliner atau minuman, stock opname sebaiknya dapat berjalan lebih cepat. Hal ini karena bahan yang berguna biasanya lebih cepat menyusut dan tidak tahan lama.
- Perhatikan laporan penjualan. Analisis saat bisnis Anda sedang mengalami high season. Jadwalkan lebih awal dari saat-saat penting itu sehingga Anda lebih siap untuk menerima pesanan yang meningkat.
- Lakukan di luar waktu penghitungan laporan keuangan atau pembukuan.
- Waktu penghitungan dapat menentukan sesuai dengan kenyamanan Anda, seperti setelah jam tutup toko atau sebelum toko buka.
Jika itu tidak memungkinkan, Anda mungkin harus menutup toko selama beberapa jam waktu operasional.
Pemetaan Produk
Langkah pertama yang bisa Anda lakukan pada tahap awal stock opname adalah product mapping.
Memerintahkan bagian gudang untuk menempelkan tag atau stiker pada setiap stok barang yang dapat memiliki.
Hal ini selain memudahkan mencari barang yang akan melalui proses perhitungan juga merapikan inventaris gudang yang Anda miliki.
Buat Denah Pemetaan Gudang
Jadwalkan tur ke gudang dan buat denah lantai untuk gudang penyimpanan Anda.
Ilustrasikan setiap rak penyimpanan untuk memetakan di mana setiap item yang tersimpan.
Dengan denah lantai ini, baik Anda maupun staf Anda akan lebih mudah menemukan lokasi barang, apalagi jika Anda memiliki gudang yang cukup besar atau berbagai jenis barang.
Rencananya juga akan berguna selama perhitungan. Anda dapat menandai bagian mana yang telah terhitung sehingga Anda tidak perlu memeriksa tempat yang sama berulang kali.
Tugaskan Staff Yang Kompeten
Bentuk tim khusus untuk melakukan perhitungan.
Staf yang masuk ke tim ini bukan sembarang staf.
Pastikan siapa pun yang terdelegasi utnuk tanggung jawab untuk pekerjaan ini memiliki keterampilan komputasi yang baik, memiliki stamina dan konsentrasi yang sangat baik dan menyeluruh.
Dengan staf yang kompeten, proses stock opname yang mudah dapat berjalan dengan lebih mudah dan cepat.
Meski begitu, tetap lakukan pembekalan sebelumnya, agar semua pekerjaan yang telah melalui penetapan berjalan lancar.
Selain itu, lengkapi juga staf Anda dengan asupan energi yang cukup.
Karena asupan ini penting untuk menjaga konsentrasi dan stamina agar bisa fokus berhitung.
Tandai Tiap Rak dan Kardus
Setelah membuat ilustrasi penyimpanan, tandai juga setiap rak dan barang yang Anda miliki.
Selain memudahkan Anda dalam mengidentifikasi item, tagging ini juga membantu menemukan item yang terpisah dari grupnya.
Ini memastikan bahwa tidak ada barang yang “nyasar” di tempat yang tidak semestinya.
Penandaan ini juga akan sangat membantu saat melakukan penjualan.
Jika barang tidak tertandai, transaksi akan lebih sulit karena Anda harus mencari berulang kali jika tidak hati-hati.
Pisahkan Stok Baru dan Lama
Pencampuran stok barang juga akan menimbulkan kebingungan dalam pencatatan dan penghitungan.
Pisahkan stok lama dan stok baru untuk memudahkan dalam menghitung jumlah stok lama yang terjual dan tidak terjual.
Dengan pemisahan ini Anda juga dapat menghapus stok lama terlebih dahulu.
Item pertama yang masuk bisa melalui peletakan di posisi depan sehingga mudah untuk diambil.
Sistem ini juga memiliki nama sebagai First In First Out atau FIFO.
Penggunaan aplikasi stok dapat membantu hal ini untuk mengurangi resiko kerugian akibat produk kadaluarsa.
Lakukan Cycle Counting
Tips selanjutnya adalah cycle counting atau partial stock-takes, yaitu suatu metode penghitungan stock opname yang dapar berjalan secara terus menerus atau juga tersebut dengan perhitungan angsuran.
Dengan penghitungan siklus Anda melakukan perhitungan untuk setiap item satu per satu secara teratur.
Cara ini lebih efektif daripada melakukan semua perhitungan sekaligus.
Cara ini cukup menguntungkan karena akan mengurangi kerumitan dan kebingungan.
Selain itu, Anda dapat mendeteksi kesalahan stok lebih awal, sehingga tidak membutuhkan waktu lama untuk melakukan perbaikan.
Anda juga tidak perlu menghabiskan waktu khusus atau menutup toko yang justru akan mengurangi penjualan.
Penghitungan siklus dapat per hari atau per minggu sesuai dengan preferensi masing-masing bisnis.
Jangan Lupa Double Check
Tips cara melakukan stock take selanjutnya adalah dengan melakukan perhitungan dua kali agar hasil yang akan terdapat dengan benar dan mengecek kesalahan.
Sebaiknya stok yang sudah terhitung untuk melalui pelabelan seperti penggunaan label agar tidak terhitung dua kali.
Lakukan Secara Berkala
Untuk menjadwalkan stock take, ada baiknya memilih hari yang tidak banyak transaksi.
Ada yang melakukan stock opname setiap bulan tetapi ada juga yang melakukannya setiap beberapa bulan.
Manfaatkan teknologi dan software akuntansi
Untuk melakukan perhitungan persediaan lebih cepat dan mudah dengan menggunakan sistem Point Of Sale (POS) atau aplikasi akuntansi.
Perhitungan dengan sistem POS lebih mudah karena mampu mengumpulkan data barang dan transaksi dari setiap toko atau gudang.
Setiap proses checkout konsumen, baik online maupun offline, produk yang terbeli secara otomatis akan terhapus dari stok terdaftar.
Setelah itu, semua data stok langsung terupdate, jadi tidak perlu menginput satu per satu.
Software akuntansi juga dapat membantu Anda menghitung jumlah barang di setiap gudang.