November 21

0 comments

SOP Adalah Kunci Sukses Bisnis Bisa Buka Cabang Ratusan

Di dunia era milenial sekarang ini tentunya sudah tidak asing lagi dengan yang namanya SOP (Standar Operasional Prosedur). Banyak perusahaan yang ingin usahanya lebih besar dan dikenal banyak orang, namun perusahaan tersebut ternyata belum ataupun sudah memiliki SOP namun tidak diterapkan bagi karyawan yang bekerja disana. Padahal peran dan fungsinya adalah penting bagi suatu perusahaan.

Tanpa adanya SOP perusahaan tersebut tidak akan bisa berkembang. Nah, pada artikel kali ini kita akan membahas secara tuntas. SOP ini sendiri tentu sangat penting bagi perusahaan yang ingin usahanya berkembang. Karena dengan adanya SOP perusahaan anda akan banyak dikenal oleh banyak orang.

Pengertian

Tjipto Atmoko (2011) mengartikan SOP adalah suatu pedoman untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non – pemerintah, usaha maupun non – usaha, berdasarkan indikator – indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

Sejalan dengan definisi tersebut, menurut Sailendra (2015) SOP adalah sebuah panduan yang bertujuan memastikan pekerjaan dan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.

Lalu menurut Insasi (2010) SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan.  

Jika ditarik kesimpulan dari para ahli diatas maka, SOP adalah suatu peraturan yang dibuat secara tertulis dalam suatu badan usaha, yang berisi peraturan dan pedoman kerja bagi setiap pekerja di dalam badan usaha tersebut dan dijadikan sebagai standar pada kegiatan operasionalnya.

Kesalahan dan Hambatan

Pasti akan ada masalah yang terjadi dalam membuat SOP untuk sebuah perusahaan atau organisasi, sehingga penting bagi anda untuk memahami apa itu SOP sesungguhnya. Tapi disini kami akan mencoba memberikan beberapa hal yang bisa anda hindari dalam pembuatannya, untuk meminimalisir terjadinya masalah dalam eksekusi tersebut.

Berikut adalah hal yang harus diperhatikan.

1. Adanya Masalah Teknis pada SOP yang Menghambat Proses Eksekusi

Masalah yang sering muncul dalam pembuatan SOP adalah adanya trial and error. Pemikiran saat penyusunan dengan praktek terkadang tidak sama dengan ekspetasi. Inilah salah satu yang menghambat jalannya pelaksanaan SOP.

Bisa saja saat menjalankannya ternyata banyak kesulitan atau bisa juga ternyata peraturan tersebut mendatangkan suatu masalah seperti jadi tidak efisien, lebih rumit, atau bahkan lebih lama yang membuat para karyawan yang bekerja merasa trauma dan memutuskan tidak mengikuti SOP tersebut lagi.

BACA JUGA:  Strategi Eatlah Sukses Bangun Bisnis Kuliner

Cara untuk mengatasinya adalah ajaklah karyawan tersebut untuk berdiskusi secara baik – baik, apakah peraturan ini akan menyusahkan mereka atau tidak. Trial and error merupakan kegiatan biasa dalam perusahaan.

Jadi sebaiknya saat terjadi error, sesegera mungkin untuk menyusun ulang SOP tersebut. Dengan mendengarkan saran dari para pelaku dari SOP tersebut.

2. Penyampaian SOP yang Tidak Jelas dan Satu Arah

Hambatan lainnya dalam SOP adalah adanya karyawan yang tidak bisa menjalankan SOP karena merasa prosedur tersebut kurang jelas. Mereka mau menjalankan pun bingung apa yang harus diperbuat.

Cara mengatasinya adalah lakukan komunikasi 2 arah. Jika karyawan dan karyawati terlalu banyak, maka sampaikan SOP tersebut denga jelas pada kepala divisi mereka. Lakukan meeting dan diskusi, inilah yang menjadi inti dari apa itu SOP dan apa manfaat dari SOP itu sendiri.

Dengan harapan selesai berdiskusi akan ada kesepakatan dari para karyawan untuk sanggup, mampu, dan mengerti untuk menjalankan SOP yang sudah ditentukan. Tidak ada salahnya meletakkan SOP itu di tempat tertentu yang sekiranya bisa diakses oleh karyawan lainnya.

3. Pengawasan yang Kurang Terhadap Pelaku SOP

Sekalipun sudah ada SOP, namun perlu diingat bahwa yang menjalankan prosedur adalah manusia. Beberapa terkadang secara sengaja tidak menjalankan prosedur karena merasa tidak terlihat oleh manajemen atau kepala divisi.

Hal – hal ini tentu akan merugikan perusahaan. Bisa saja di awal hanya 1 atau 2 karyawan yang sengaja melanggar peraturan, namun karena tidak ada pengawasan maka karyawan yang lain akan ikut melanggar.

Setiap kepala divisi atau manajemen tentunya harus mengawasi karyawan atau karyawati mereka dengan ketat untuk menghindari pelanggaran ini. Limpahkan setiap kesalahan atau pelanggaran kepada kepala divisi mereka masing – masing. Hal ini akan memicu bagian yang berwenang untuk mengawasi mereka lebih ketat lagi. 

4. SOP Tidak Memiliki Reward dan Punishment

Reward merupakan penghargaan atau hadiah yang di berikan kepada seseorang, karena berhasil menjalankan tugasnya atau karena berhasil mencapai tugasnya yang telah di tetapkan. Sedangkan punishment adalah hukuman yang di berikan kepada seseorang, karena tidak menjalankan perintah yang di berikan atau karena tidak berhasil mencapai tujuan yang sudah di sepakati bersama.

Tanpa adanya reward dan punishment, mereka akan jenuh dan malas untuk bekerja sesuai peraturan. Karena adanya pikiran, bahwa bekerja sesuai peraturan atau tidak sekalipun sama sekali tidak memberikan efek apapun pada diri mereka.

BACA JUGA:  Strategi Bisnis Kain Batik Dengan Modal Kecil Untung Besar

Untuk mengatasi hal tersebut, caranya adalah dengan menerapkan sistem reward dan punishment. Hal ini dapat memicu karyawan yang bekerja untuk menjalankan prosedur perusahaan. Berikan ketentuan jika berhasil menjadi karyawan atau karyawati terbaik dalam waktu tertentu akan di berikan kenaikan gaji atau jabatan.

Keuntungannya adalah dapat memicu karyawan yang lain untuk merebut tempat terbaik tersebut, sehingga akan berlomba – lomba untuk bekerja sesuai peraturan dan sebaik yang mereka bisa lakukan.

sop adalah

Manfaat SOP bagi Perusahaan

SOP adalah satu hal yang wajib perusahaan miliki. Dalam hal ini karena panduan dan pedoman ini sendiri memiliki banyak manfaat. Manfaat utamanya tentu untuk memberikan panduan secara tertulis tentang apa yang harus karyawan lakukan. Selain itu, manfaat lain dari prosedur operasional adalah:

1. Memberikan Dasar Hukum yang Jelas

Secara tidak langsung SOP adalah perjanjian tertulis antara perusahaan dengan pekerja dan antara perusahaan dengan konsumen maupun pihak eksternal lainnya. Jika nanti ada karyawan yang bekerja tidak sesuai dengan prosedurnya (dengan catatan, mereka sudah mengetahui peraturan perusahaan tersebut dan menyatakan setuju untuk mengikutinya).

Perusahaan berhak untuk menegur atau memberikan SP (Surat Peringatan) kepada karyawan tersebut, bahkan jika memungkinkan akan di tuntut secara hukum (tergantung bobot pelanggaran yang sudah di lakukan).

Maka dari itu, guna dari adanya prosedur adalah membantu perusahaan untuk membuat dasar hukum, sehingga standar para pekerja akan sesuai dengan standar yang di inginkan perusahaan.

2. Memberikan Ciri Khas pada Perusahaan

Manfaat lain dari penerapan SOP adalah bisa memberikan ciri khas pada perusahaan itu sendiri. Setiap produk dan jasa yang di hasilkan suatu perusahaan harus memiliki ciri khas khusus yang akan di ingat oleh konsumen.

Ciri khas ini juga di atur dalam SOP, supaya siapapun yang bekerja nantinya tetap akan menghasilkan produk atau jasa yang sama dengan sebelumnya. Mengingat SDM (Sumber Daya Manusia) tidak akan bekerja terus selamanya di dalam perusahaan.

Jika tidak ada prosedur yang mengatur, maka di khawatirkan jika terjadi pergantian karyawan yang akan mempengaruhi hasil dari produksi dan tentu akan mengecewakan konsumen.

3. Meningkatkan & Menjaga Nama Baik Perusahaan

Jika prosedur di jalankan sesuai dengan yang tertulis, tentu kinerja perusahaan akan di nilai baik di mata konsumen, sehingga konsumen tidak akan segan untuk mencoba dan menggunakan hasil produk atau jasa perusahaan tersebut.

Bahkan akan berdampak juga pada ketertarikan masyarakat untuk bekerja pada perusahaan tersebut. Jika usaha anda merupakan PT terbuka, tentuna akan menaikkan harga saham dan tentunya juga semakin banyak investor yang akan berinvestasi pada perusahaan anda.

BACA JUGA:  Pentingnya "TEAM BUILDER" Untuk Pengembangan Bisnis

Selain itu, jika telah mendapatkan nilai positif dari konsumen, maka akan memudahkan juga menjalin kerjasama. Karena adanya kepercayaan akan adanya keuntungan yang di peroleh.

Perusahaan tersebut juga akan lebih mudah mengajukan kredit di bank, karena bank menilai pasti mampu untuk membayar bunga serta pelunasan sesuai dengan tanggal jatuh tempo.

4. SOP adalah Sistem yang Mempermudah Pengawasan Tim

Kepala divisi atau manajer akan mudah dalam mengontrol produk atau jasa yang di hasilkan. Jika di temukan adda yang janggal atau kesalahan dalam proses pengerjaan, maka pihak yang bersangkutan akan mudah mencari tim mana yang seharusnya bertanggung jawab.

Tim juga akan lebih mudah di awasi kinerjanya, karena mereka memiliki prosedur kerja masing – masing. Manajer akan mengetahui mana tim yang kerjanya masih kurang sesuai dengan SOP. Dan secepat mungkin akan di benarkan sesuai dengan prosedur yang di perusahaan itu sendiri.

Selain itu manajer akan terbantu saat akan menelusuri saat ada kesalahan prosedur dalam pelayanan maupun dalam rantai produksi.

5. SOP adalah Pedoman Dalam Bekerja dan Meningkatkan Akuntabilitas

Akuntabilitas merupakan pertanggungjawaban, yaitu merupakan komponen yang menjadi penggerak jalannya perusahaan sesuai tugas dan wewenangnya.

SOP adalah suatu rangkaian kerja yang membantu para pekerja di dalamnya untuk bekerja sesuai dengan tugasnya masing – masing. Sehingga mereka dapat bekerja dengan efektif dan efisien. Serta tidak mengerjakan tugas yang ada di luar tanggung jawab mereka (tumpang tinding tugas).

Dengan adanya SOP, maka karyawan yang bekerja juga memahami apa yang harus di lakukan dan tidak boleh di lakukan selama jam kerja.  Tentunya hal ini akan membuat mereka menjadi lebih disiplin dalam bekerja. Dan membentuk standarisasi tersendiri dalam proses produksi dan barang atau jasa yang di hasilkan.

SOP ini juga membantu karyawan baru untuk beradaptasi dengan standar kinerja perusahaan. Senior tidak perlu terlalu susah dalam mengajari junior mereka. Ini akan menghemat waktu pekerja senior, dan dapat mengerjakan kembali apa yang menjadi tanggung jawabnya.

Semoga informasi di atas bisa membantu anda mengetahuigambaran terkait Pentingnya SOP untuk membuat usaha kita berkembang. Apabila ada yang ingin di tanyakan, silahkan tulis di kolom komentar dan share jika informasi yang kami sampaikan bermanfaat.


Tags

akuntansi, arus kas, bayar pajak, biaya, bisnis, bisnis online, bisnis untung, cafe, cara, finance, franchise, grosir, harga, jurnal, karyawan, kena pajak, keuangan, keuntungan, kuliner, laba rugi, lapor pajak, laporan, laporan keuangan, mengatur keuangan, modal


You may also like

Tips Jitu Menjalankan Bisnis Usaha Makanan Ringan Serba 2000

Tips Jitu Menjalankan Bisnis Usaha Makanan Ringan Serba 2000

Perhitungan BEP (Break Even Point) Yang Tepat Untuk Pemula

Perhitungan BEP (Break Even Point) Yang Tepat Untuk Pemula
Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

You might also like

Top