Oktober 27

0 comments

Pentingnya Dan Cara Membuat Standar Operating Prosedur

Sebagai pemilik perusahaan pasti sudah sering mendengar istilah SOP atau Standar Operating Prosedur. Apa itu SOP? Berikut penjelasan SOP untuk perusahaan.

Dalam sebuah perusahaan, SOP juga dapat berguna agar setiap karyawan, pimpinan, manajerial, hingga pimpinan perusahaan memahami arah dan tujuan yang ingin perusahaan capai.

Dengan begitu, seluruh sumber daya manusia yang ada di perusahaan dapat saling membantu dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bisnis.

Karena sangat penting untuk kemajuan perusahaan, di bawah ini kami akan memberikan beberapa penjelasan penting tentang SOP perusahaan yang harus Anda ketahui.

Manfaat Pembuatan Standar Operating Prosedur (SOP)

Menurut Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara, Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008, SOP memiliki banyak manfaat bagi perusahaan dan organisasi, apa manfaatnya?

  • Untuk membakukan cara karyawan melakukan pekerjaan tertentu, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
  • Membantu karyawan menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
  • Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab tertentu dalam melaksanakan tugas.
  • Membuat ukuran kinerja standar yang akan memberi karyawan cara nyata untuk meningkatkan kinerja, serta membantu mengevaluasi upaya yang telah berlangsung.
  • Membuat materi pelatihan yang dapat membantu karyawan baru agar cepat melaksanakan tugasnya.
  • Menunjukkan kinerja bahwa organisasi yang efisien telah terkelola dengan baik.
  • Memberikan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
  • Hindari pelaksanaan tugas pemberian layanan yang tumpang tindih.
  • Membantu menelusuri kesalahan prosedur dalam memberikan pelayanan.
  • Memastikan proses layanan terus berlanjut dalam berbagai situasi.

Fungsi Dasar Standar Operating Prosedur Perusahaan Yang Perlu Anda Ketahui

Penggunaan SOP dalam suatu perusahaan memiliki beberapa fungsi penting yang akan mempengaruhi keberhasilan kegiatan perusahaan.

BACA JUGA:  Cara Membuat SOP Digital Marketing di Perusahaan Start Up

Apa fungsi dasar pembuatan SOP?

1. Referensi ilmu untuk kegiatan operasional yang selalu update

Tindakan seperti pemasaran dan aliran penjualan, pengiriman barang dari gudang atau logistik, hingga layanan pelanggan semuanya akan terstruktur dengan baik dengan mengacu pada pengetahuan.

Prosedur Operasional Standar harus selalu terupdate jika ada alur kerja yang berubah dari waktu ke waktu, sehingga ada pembaruan berdasarkan keputusan auditor penjaminan mutu.

2. Arsip pelacakan operasional, penilaian dan perbaikan

Dengan bukti, perusahaan memiliki bukti nyata untuk alur kerja yang membutuhkan arsip, di mana biasanya SOP memiliki formulir kerja seperti contoh presentasi produk oleh staf pemasaran, bukti pengiriman, laporan kunjungan, dan sebagainya.

Dengan ini lakukan audit penjaminan mutu secara berkala baik eksternal maupun internal sebagai bahan penilaian terhadap perbaikan-perbaikan yang harus terjalankan.

Cara Membuat Standar Operating Prosedur Perusahaan yang Tepat

Pentingnya Dan Cara Membuat Standar Operating Prosedur

Dalam membuat SOP tidak boleh asal-asalan.

Walaupun Anda adalah pemilik perusahaan, Anda harus merumuskan SOP dengan bantuan beberapa orang yang memahami sistem kerja suatu perusahaan, misalnya Anda membuat SOP untuk bagian pemasaran dengan mengundang manajer pemasaran, dan lain sebagainya.

Anda juga dapat membuat tim khusus yang sangat kompeten sehingga SOP dapat terancang sesuai dengan situasi nyata perusahaan.

Berikut beberapa cara membuat SOP yang dapat menjadi acuan perusahaan:

1. Pembentukan & pembagian tim khusus untuk membuat Standar Operating Prosedur

Anda bisa mulai membuat SOP dengan membuat tim desain khusus, tim ini terdiri dari personel yang kompeten dari setiap divisi atau departemen perusahaan, misalnya manajer pendukung, manajer pemasaran, manajer penjualan, dan sebagainya.

Setelah Anda membentuk tim yang baik, Anda dapat mulai dengan menetapkan beberapa tugas dan tanggung jawab kepada masing-masing untuk memetakan deskripsi pekerjaan mereka.

BACA JUGA:  Peluang Wedding Organizer Menjadi Bisnis yang Menjanjikan

2. Tentukan tujuan implementasi

Sebelum Anda membuatnya, tentukan dulu siapa target pembuatan SOP ini. Apakah divisi atau departemen di perusahaan itu memang perlu menggunakan standar operasional prosedur (SOP).

Biasanya SOP ini berfungsi untuk karyawan yang bekerja sesuai standar misalnya di restoran, penting SOP terbentuk untuk memberikan kualitas yang baik.

3. Penetapan waktu dan tempat pelaksanaan Standar Operating Prosedur

Hal penting berikutnya yang harus Anda perhatikan dalam membuat SOP adalah memperkirakan waktu pelaksanaan setelah persetujuan atau verifikasi sampel SOP yang terbuat, termasuk tempat yang sesuai yaitu divisi perusahaan masing-masing.

4. Mendokumentasikan jenis kegiatan operasional per divisi

Setelah tim memetakan alur kerja di setiap departemen yang dipegangnya, perhatikan jenis kegiatan operasional apa yang selalu dilakukan. Rekaman ini berupa rincian dan penjelasan.

Misalnya, setiap karyawan harus memastikan kerapihan dan kebersihan saat menyapa pelanggan di depan restoran.

5. Kembangkan alur kerja, instruksi kerja, dan formulir pendukung

Untuk memudahkan karyawan Anda memahami konten, Anda dapat membuat SOP menggunakan diagram alur dan penjelasan.

Instruksi kerja adalah deskripsi rinci tentang alur kerja. Dimana, formulir pendukung digunakan sebagai arsip yang akan menjadi bukti nyata kegiatan operasional.

6. Saling bertukar pendapat antar tim & libatkan pelaksana Standar Operating Prosedur

Dalam membuat SOP bisa meminta pendapat dari beberapa tim, ini bisa menjadi masukan yang baik.

Selain meminta pendapat tim, Anda juga bisa meminta bantuan dari karyawan Anda yang melakukan hal ini untuk memberikan masukan dan saran ketika Anda menemukan tindakan yang menurut Anda kurang.

7. Evaluasi dan perbaikan jika ada rekonstruksi atau uji coba

Setelah SOP berjalan dengan baik, Anda bisa mengajukan SOP di masing-masing divisi untuk mengetahui keberhasilannya.

BACA JUGA:  Download Nota Kosong Format Word Adalah Tips Bisnis Lancar

Dengan melakukan evaluasi secara berkala, Anda bisa langsung mengubah SOP saat menemukan poin yang dirasa sudah tidak relevan lagi.

Apalagi sekarang zaman berubah dengan cepat, hal ini juga mempengaruhi dirinya sendiri.

8. Verifikasi sosialisasi kepada karyawan

Setelah proses pengujian dinyatakan tidak ada masalah dalam pelaksanaannya, manajer Quality Management Representative perusahaan berhak untuk memverifikasi dan memberikan persetujuan terhadap SOP itu sendiri.

Kemudian, jangan lupa untuk mensosialisasikan SOP tersebut dengan mengadakan rapat yang melibatkan seluruh divisi untuk memastikan implementasinya benar-benar siap.

9. Pemantauan dan analisis

Setelah SOP berhasil diterapkan di dalam perusahaan. Setelah beberapa bulan, Anda dapat melakukan pemantauan yang diperlukan untuk menilai apakah ada hambatan atau tidak, serta untuk melihat kriteria mana yang sesuai, tidak efektif, dan sebagainya.

Itulah beberapa hal terkait pembuatan SOP yang bisa anda perhatikan saat ingin membuat SOP.

Dengan membuat SOP, Anda dapat dengan mudah mengontrol aktivitas perusahaan dengan lebih mudah.


Tags

akuntansi, arus kas, biaya, bisnis, bisnis online, bisnis untung, cafe, cara, finance, franchise, grosir, harga, jurnal, karyawan, keuangan, keuntungan, kuliner, laba rugi, laporan, laporan keuangan, mengatur keuangan, modal, online, peluang, promosi


You may also like

5 Rekomendasi Aplikasi Pencatatan Keuangan Usaha

5 Rekomendasi Aplikasi Pencatatan Keuangan Usaha

3 Cara Membuat Standar Operasional Prosedur Perusahaan yang Ideal

3 Cara Membuat Standar Operasional Prosedur Perusahaan yang Ideal
Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

You might also like

Top