Sebagai seorang pedagang atau pelaku usaha yang memiliki stok barang untuk dijual, salah satu rutinitas yang harus Anda lakukan adalah membuat contoh buku stok barang harian manual
Dokumentasi ini akan membantu Anda untuk mengetahui stok apa saja yang masih tersedia (sehingga dapat memenuhi harapan pelanggan), total aset yang di miliki, keseimbangan antara pemasukan dan pengeluaran, dan lain sebagainya.
Contoh Buku Stok Barang Harian Manual
Kini, banyak vendor yang telah menawarkan sistem untuk membantu pencatatan dan laporan stok. Namun, tak jarang harga yang di tawarkan melebihi bujet yang di miliki—terutama untuk para pelaku usaha yang baru memulai operasional kegiatan komersialnya.
Microsoft Excel pun menjadi alternatif solusinya. Aplikasi Office bawaan Microsoft yang satu ini memiliki kemampuan dasar yang cukup powerful untuk dimanfaatkan dalam membuat laporan stok barang.
Catatan dan Cara Menyusun Contoh Buku Stok Barang Harian Manual
Mengacu pada contoh laporan stok harian Excel, berikut adalah beberapa catatan penting tentang cara menyusun laporan di atas.
- Anda harus membuat template laporan terlebih dahulu.
- Buat tabel yang berisi kategori-kategori di atas: nomor, kode, nama barang, stok awal, jumlah, dan stok akhir.
- Isi kolom nomor, kode, dan nama barang secara manual.
Template ini nantinya akan di gunakan sebagai template laporan harian berikutnya. Anda cukup melakukan copy-paste.
- Stok awal menyatakan jumlah barang yang tersedia di awal hari. Biasanya data stok awal di peroleh dari data stok akhir pada hari sebelumnya.
- Jumlah barang masuk menyatakan jumlah barang baru yang masuk ke gudang, misalnya saat pesanan dari pemasok tiba.
- Jumlah barang keluar menyatakan jumlah barang di gudang yang keluar karena adanya pembelian.
- Untuk mendapatkan Jumlah Barang Masuk dan Jumlah Barang Keluar bisa di lakukan secara manual atau menggunakan rumus LOOKUP. Sedangkan untuk menggunakan LOOKUP, Anda perlu membuat tabel baru yang mencakup pencatatan stok masuk dan keluar secara terpisah (Anda dapat menggunakan Sheet baru dalam file yang sama dengan laporan).
- Final Stock adalah jumlah barang yang tersedia pada akhir hari (recording period). Stok akhir dapat di hitung dengan rumus: Stok Awal + Jumlah Barang Masuk – Jumlah Barang Keluar
Seperti namanya, laporan ini di buat setiap hari. Artinya Anda harus cermat menghitung setiap pergerakan barang yang terjadi dan mencatatnya dengan cermat.
Tips untuk Mempermudah Penyusunan Laporan
Membuat laporan dengan Excel masih cukup konvensional. Oleh karena itu, Anda bisa melakukan cara-cara berikut ini untuk mempermudah dalam pembuatan laporan.
MEngelompokkan Sesuai Jenis Barang
Jika Anda menjual berbagai jenis barang yang berbeda, maka mulailah dengan menyortir dan mengumpulkannya sesuai dengan jenisnya masing-masing.
Misalnya, Anda memiliki toko roti yang menjual berbagai macam tepung, gula, margarin, coklat, dan sebagainya. Variasi dari masing-masing bahan ini juga sangat banyak baik dari segi merk, tipe, dan lain-lain bukan?
Oleh karena itu, lakukan penyimpanan dengan mengelompokkan menurut jenisnya. Misalnya rak A adalah tempat penyimpanan khusus tepung tapioka, sagu, tepung terigu, dan sebagainya, rak B adalah tempat penyimpanan khusus coklat—coklat bubuk, coklat batangan, dan sebagainya.
Mengumpulkan Nota Penjualan dan Pembelian
Input data merupakan kegiatan yang paling krusial dalam pencatatan stok barang. Oleh karena itu, Anda harus benar-benar berhati-hati dalam melakukannya.
Namun tidak jarang terjadi kesalahan pencatatan. Jika hal ini terjadi, maka harus segera di perbaiki. Untuk mengantisipasi berlarut-larut, Anda bisa langsung mengeceknya sesuai dengan nota penjualan atau nota pembelian yang terjadi pada hari itu.
Itulah ulasan contoh laporan stok harian excel. Tentu saja, Anda dapat menambahkan atau memodifikasi contoh laporan di atas agar lebih sesuai dengan kebutuhan Anda.