Cara Mudah Untuk Menjalankan SOP Dengan Baik dan Benar

Anda memiliki bisnis tapi tidak mengerti apa yang harus dilakukan dengan bisnis Anda ? Apakah bisnis Anda sudah memiliki standar prosedur yang baik dan benar ? hmm.. mungkin bagi seorang pengusaha yang memiliki beberapa macam bisnis sering-sering bertanya bagaimanakah cara standar prosedur bisa dijalankan dengan baik dan benar??… Mari kita mulai bahas.

Didalam menjalankan standar operasional prosedur di Perusahaan Anda, maka hal yang menjadi dasar adalah  mengenai proses pengendalian manajemen. Nah… Apa yang dimaksud dengan proses pengendalian manajemen? Mari kita bahas, proses pengendalian manajemen merupakan cara untuk mengukur kemajuan kegiatan yang berdasarkan atas perencanaan yang sudah ditetapkan dalam rangka tujuan organisasi, lalu kemudian di evaluasi serta dicari alternatif solusi dalam rangka penyelesaian masalah yang terjadi dalam pelaksanaannya. Dalam menjalankan suatu bisnis perlu adanya pengendalian atau kontrol agar bisnis yang dijalankan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Maksud dari pengendalian ini lebih mengarahkan ke segi positif.

Tujuan dalam pengendalian manajemen ini adalah untuk mendorong, membantu dan memotivasi manajer dan karyawan untuk melaksanakan strategi organisasi dan untuk mematuhi kebijakan organisasi dalam pelaksanaan tersebut. Pengendalian manajemen tidak terlalu menekankan pada pencarian dan perbaikan kesalahan dan ketidakberesan. Akan tetapi fokus pada implementasi rencana, tentu hal ini perlu membutuhkan pertimbangan-pertimbangan psikologis yang kuat.

Unsur-unsur Proses Pengendalian Manajemen

Ada beberapa unsur-unsur dalam proses pengendalian manajemen, berikut penjelasanya :

#1 Organisasi

Dalam setiap organisasi harus dibentuk sedemikian rupa sehingga mampu mengawasi dan mengoperasikan volume dan beban kerja operasi-operasi secara layak. Kemudian perlu ditempatkan pegawai-pegawai yang memenuhi syarat secara jelas ditetapkan lebih dahulu tugas, wewenang dan tanggung jawabnya. Dalam merencanakan suatu organisasi yang perlu diperhatikan mengenai prinsip dan faktornya adalah sebagai berikut :

1. Struktur organisasi harus fleksibel hal ini dalam rangka untuk memungkinkan sinkronisasi perubahan struktur yang diperlukan.
2. Unit organisasi harus disusun dalam rangka memperoleh efektivitas yang maksimal atas biaya yang minimal.
3. Setiap pegawai diharuskan untuk mempertanggungjawabkan kepada atasannya mengenai cara pelaksanaan tanggung jawab olehnya dan juga mengenai hasil-hasil yang dicapai.
4. Setiap pegawai diwajibkan untuk memahami undang-undang atau peraturan-peraturan yang memberikan kewenangan kepada perusahaan yang dicapai.
5. Setiap tanggung jawab harus didefinisikan secara jelas sehingga tidak terjadi penyelewengan.
6. Pendistribusian tanggung jawab harus dilaksanakan sehingga tidak terjadi bahwa hanya satu orang yang mengendalikan semau tahap dari setiap transaksi yang terjadi.
7. Penerima wewenang harus diminta untuk melaksanakan tugas menurut ketentuan/peraturan yang berlaku.
8. Di dalam pembagian fungsi, tugas dan tanggung jawab harus dihindarkan terjadinya overlaping, duplikasi dan perikatan.

#2 Prosedur

Untuk menciptakan pengendalian manajemen yang baik, dari setiap perusahaan setidaknya memiliki standar prosedur perusahaan/organisasi. Maksud dari prosedur adalah metode-metode yang dipakai untuk melaksanakan kegiatan yang sesuai dengan kebijaksanaan yang ditentukan. Perlu diperhatikan prinsip-prinsip umum dalam menetapkan, memelihara, dan mengembangkan prosedur kerja agar pelaksanaan pekerjaan terus menerus berlangsung secara efektif dan efisien. Prinsip-prinsip dalam prosedur adalah :

1. Harus dinyatakan jelas dalam bentuk tertulis dan disusun secara baik. Maksudnya adalah bahwa dalam menciptakan pengendalian manajemen perlu adanya standar prosedur dalam artian SOP untuk setiap perusahaan maupun organisasi. SOP sendiri harus dibuat secara jelas dan detail dan disusun dengan baik sesuai dengan kegiatan suatu perusahaan/organisasi dalam mewujudkan suatu tujuan perusahaan.
2. Harus mengandung program pemeriksaan intern dan mengandung program usaha perbaikan secara terus menerus atau secara periodik. Artinya bahwa SOP atau standar prosedur yang dibentuk dari setiap perusahaan atau organisasi harus dilakukan pemeriksaan secara intern apakah setiap entitas dalam kegiatan operasional perusahaan sesuai dengan standar prosedur perusahaan atau tidak serta dilakukan evaluasi atas ketidaksesuaian dalam implementasi standar prosedur.
3. Harus bernilai ekonomis yaitu mengenai prosedur harus diusahakan agar pelaksanaannya semurah mungkin.

#3 Perencanaan

Setiap kegiatan perlu direncanakan lebih dahulu untuk menentukan kebutuhan organisasi atau unit-unitnya, baik mengenai tenaga maupun sumber daya lainnya serta menjabarkan kebutuhan tersebut. hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan perencanaan adalah :

1. Harus disusun secara realistis, maksudnya adalah dapat dilakukan atau dilaksanakan oleh masing-masing entitas.
2. Selalu mempertimbangkan syarat dan kelemahan yang dimiliki dari setiap perusahaan. sehingga perencanaan yang disusun sedemikian rupa sesuai dengan kemampuan yang dimiliki perusahaan.
3. Dalam menyusun suatu perencanaan, setiap program dan operasional harus dilakukan seefisien mungkin.
4. Mempertimbangkan pengguna semua sumber daya yang dimiliki setiap perusahaan secara efisien. Artinya, dalam menyusun suatu perencanaan harus disesuaikan dengan kapasitas dari setiap kegiatan perusahaan. untuk itu perlu dilakukan penyusunan yang matang dan akurat dalam menyusun suatu perencanaan sehingga tingkat pengeluaran dari perusahaan cukup efisien dan pengendalian lebih efektif.

#4 Pencatatan dan pelaporan.

Pencatatan merupakan landasan dalam pelaporan dan saran bagi setiap kegiatan perusahaan. untuk itu dalam menyusun suatu laporan harus memperhatikan dasar-dasar dalam pencatatan pelaporan sehingga informasi yang tertera dapat dipertanggungjawabkan. Pelaporan diperlukan dalam setiap organisasi, yaitu memberikan informasi aktual tentang perkembangan peristiwa, kemajuan atau prestasi dan juga sebagai bahan bagi manajemen, artinya dalam sistem pelaporan yang baik menurut prinsip-prinsip :

1. Menyusun laporan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang diemban. Artinya bahwa setiap individu dalam menyusun suatu laporan harus disesuaikan job yang dilakukan, contoh divisi accounting membuat laporan posisi keuangan.
2. Menyusun laporan harus sederhana dan konsisten dengan sifat-sifat pokok persoalan. Maksudnya adalah untuk menyusun laporan dibuat sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
3. Laporan harus dibuat tepat waktu.

#5 Karakteristik Proses Pengendalian Manajemen

Sistem kontrol manajemen yang dirancang dalam suatu organisasi harus memenuhi karakteristik sebagai berikut:

1. Sistem pengendalian manajemen harus selaras erat dengan strategi dan tujuan organisasi.
2. Sistem kontrol manajemen harus dirancang sesuai struktur organisasi dan tanggung jawab pengambilan keputusan manajer individual.
3. Sistem pengendalian manajemen yang efektif harus memotivasi manajer dan karyawan untuk mengerahkan upaya ke arah pencapaian tujuan organisasi melalui berbagai penghargaan terkait dengan pencapaian tujuan tersebut.

#6 Tahap-tahap Proses Pengendalian Manajemen

Pemrograman

Pemrograman adalah proses memilih program tertentu untuk kegiatan-kegiatan organisasi program menggambarkan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan organisasi dalam rangka pelaksanaan strategi. Dalam hal ini, proses produksi yang diciptakan suatu perusahaan merupakan program dalam pelaksanaan strategi. Oleh karena itu, setiap program yang harus diciptakan harus dibentuk dengan jelas dan detail.

Penganggaran (Budgeting)

Proses penyusunan anggaran pada dasarnya merupakan negosiasi antara manajer dengan atasan. Dalam hal ini, proses penganggaran, penyusunan dilakukan dengan mengumpulkan anggaran bagian dan divisi yang merupakan tanggungjawab para manajernya.

Operasi dan Pengukuran

Selama periode operasi aktual, pencatatan dilakukan terhadap sumber daya yang digunakan, dinyatakan sebagai biaya dan pendapatan yang diperoleh. Catatan ini dilakukan sedemikian hingga setiap data biaya dan pendapatan diklasifikasikan menurut program dan pusat pertanggungjawaban data yang diklasifikasikan digunakan sebagai dasar pemrograman yang akan datang. Untuk tujuan terakhir data aktual dari hasil dilaporkan dengan cara yang memungkinkan perbandingan dengan anggaran.

Pelaporan dan Analisis

Setiap masing-masing divisi perlu membuat laporan pertanggungjawaban atas kegiatan yang sudah dilakukan. Laporan tersebut diberikan kepada masing-masing manajer dan dilakukan analisa terkait segala kegiatan yang sudah staf jalani. Apakah dari setiap kegiatan tersebut sudah sesuai dengan standar perusahaan atau tidak ? apabila ditemukan adanya kejanggalan dari laporan yang sudah dibuat oleh masing-masing staf divisi, maka sebagai manajer perlu melakukan evaluasi setiap masing-masing divisi dan jika ada ketidaksesuaian dengan standar perusahaan maka dilakukan perbaikan.

Jadi kesimpulannya dari pembahasan diatas adalah pengendalian manajemen yang baik merupakan suatu cara agar dari setiap target yang ingin dicapai dapat terwujud. Dalam hal ini setiap perusahaan selalu melakukan pengendalian manajemen yang baik dari masing-masing divisi agar kegiatan yang sudah dijalankan sesuai dengan standar yang berlaku di perusahaan. Jika setiap kegiatan tidak dilakukan pengendalian maka dalam hal ini target yang ingin dicapai suatu perusahaan tidak akan terwujud. Untuk itu masing-masing manajer divisi perlu melakukan evaluasi dari setiap kegiatan yang sudah dijalan oleh para staf, apakah mereka sudah menjalankan sesuai dengan prosedur perusahaan atau tidak.