September 1

0 comments

6 Tips Cara Membuat Job Description Agar Karyawan Lebih Efektif

Profit Anda terkuras untuk membiayai karyawan yang cukup banyak? Hal ini disebabkan Job Description perusahaan Anda belum efektif. Artikel ini akan membantu Anda dalam membuat job description yang efektif.

Ini kerap kali terjadi pada perusahaan besar hingga menengah. Job description tidak efektif sehingga karyawan tidak bekerja secara maksimal dan banyak waktu luang. Bahkan pimpinan perusahaan sering menyuruh karyawannya yang bukan menjadi job description nya.

Berarti yang harus Anda lakukan adalah memberikan teguran kepada yang bersangkutan dengan kalimat yang sopan dan sesuai, sehingga pekerjaan dapat selesai dengan baik. Sebelum itu, coba jabarkan pekerjaan Anda selama ini ngapain aja sih?

Merasa tidak puas dengan pekerjaan atau merasa kurang jelas karena pekerjaan. Coba lihat di luar banyak pegawai atau karyawan yang mengeluh karena tugasnya serabutan sehingga perusahaan dan karyawan tidak memiliki tolok ukur keberhasilan dalam bekerja. Yuk, coba kita simak gimana sih cara membuat job description karyawan yang lebih efektif dan para karyawan pun senang dalam menjalan pekerjaannya

Solusi dalam membuat job description di perlukan yang namanya “Job Review” apa sih itu?  “Job Review” adalah penjabaran pekerjaan sehari-hari dan apa saja laporan yang di buat. Sehingga Anda paham cara bekerja dengan lebih maksimal. Setelah menjabarkan, aku akan memberikan Tips-tips nih cara membuatnya dan mengaplikasikannya dengan baik. Berikut adalah poin – poinnya : 

  1. Buat Struktur Organisasi Kendali Dalam Setiap Jabatan
  2. Kumpulkan Data Pekerjaan yang Harus Dilakukan di Perusahaan Anda
  3. Spesifikasikan Pekerjaan Berdasarkan Jabatan
  4. Buat Daftar Tanggung Jawab, Hak, dan Kewajiban Sesuai Level Management
  5. Komunikasikan Job Description Dengan Masing-Masing Management
  6. Sosialisasikan Job Description Kepada Karyawan

Yuk kita kupas pembahasannya satu per satu! 

job description

STRUKTUR ORGANISASI KENDALI DALAM SETIAP JABATAN

Ketika kami berkesempatan membantu di banyak perusahaan klien kami akan terlebuh dahulu kami bantu buatkan gambaran struktur yang membawahi pekerjaan atau per departemen, sebagai kendali kontrol perusahaan dalam penanggung jawab setiap departemen.

Bagaimana bila tanpa struktur organisasi?

Jawabannya adalah tidak apa-apa namun kami sarankan untuk tetap menggunakannya saja. Karena banyak manfaat yang akan perusahaan dapatkan bila hal tersebut di terapkan. Contohnya, departemen penjualan ada manajer penjualan dan SPV penjualan.

Maka secara struktur Anda bisa buatkan job description yang jelas yakni terhadap siapa saja dan tugas apa saja di berikan?

Untuk apa job tersebut di delegasikan? Dan biasanya, hal ini di buat agar perusahaan mengerti dan paham controlling dari setiap pekerjaan. Karyawan middle ataupun low management juga harus di berikan wawasan yang tepat karena hal ini akan berdampak pada kinerja internal perusahaan.

Selain itu bagian team Anda atau low management tidak tahu tugas tersebut berdampak ke mana, di sini perusahaan harus membantu pola pikir kepada karyawannya sehingga karyawan juga paham. Tidak hanya asal kerja namun di wajibkan sebagai tanggung dengan pimpinan juga.

laporan keuangan

KUMPULKAN DATA YANG HARUS DILAKUKAN DI PERUSAHAAN ANDA

Untuk menyusun job description, Kamu perlu membuat daftar pekerjaan sehari-hari di perusahaan. Kumpulkan data tersebut dalam sebuah tabel yang berisi rincian kegiatan dan waktu pengerjaan. Setelah data pekerjaan terkumpul, kelompokkan berdasarkan jangka penyelesaian. Bagi penyelesaian tersebut ke dalam jangka panjang atau pendek. Kemudian, tentukan cara menuntaskannya dengan tim atau perorangan. Misalkan data tidak ada, maka kamu harus buat untuk para setiap pekerja. 

Memang tidak bisa begitu cepat membuat data apa saja yang di kerjakan dalam perusahaan namun ini bisa membuahkan hasil yaitu perusahaan bisa autopilot.

Nah yuk jangan malas-malas untuk membuat data pekerjaan karena di sisi internal perusahaan sangat penting. Coba kamu bayangkan bila perusahaan Anda tidak memiliki job description maka kamu sebagai pimpinan akan banyak mengatur karyawan setiap waktu. Sangat abnormal kan karena tidak memiliki data. Lanjut ke step yang berikutnya.

job description

SPESIFIKASIKAN PEKERJAAN BERDASARKAN JABATAN

Anda harus mencatat semua jabatan yang ada di perusahaan. Dari mulai top managementmiddle management, sampai low management. Jika sudah terkumpul, uraikan masing-masing jabatan menjadi beberapa data. Misalnya, nama jabatan, departemen, dan persyaratan pekerjaan.

Selanjutnya, sederhanakan pekerjaan masing-masing jabatan agar lebih efektif dan produktif. Sebagai contoh, Pegawai A dia menjabat sebagai sales atau penjualan, setiap harinya Pegawai A melakukan penawaran barang ke masing-masing pelanggan dan melakukan pencatatan penjualan setiap harinya serta berkoordinasi dengan pihak gudang. Perusahaan merekrut karyawan baru untuk melakukan pencatatan penjualan yang di lakukan oleh Pegawai A dan berkoordinasi dengan pihak gudang

Dengan kedatangan karyawan tersebut, perusahaan memindahkan tugas pencatatan penjualan setiap hari. Sementara Pegawai A, hanya bertugas menawarkan penjualan dan berkoordinasi dengan pelanggan saja. Namun dengan begitu, pekerjaannya di sederhanakan oleh perusahaan. Pegawai A menjadi Sales dan Karyawan Baru sebagai Admin Penjualan.

Di situlah letak spesifikasi pekerjaan berdasarkan jabatan sangat mempermudah birokrasi perusahaan dan koordinasi setiap departemen. Kalau perusahaan Anda masih bingung cara mengelompokkan pekerjaan maka lihat fungsi dari setiap karyawan yang di lakukan. Sekarang ke step berikutnya.

cara membuat standar operasional prosedur

BUAT DAFTAR TANGGUNG JAWAB, HAK, DAN KEWAJIBAN SESUAI LEVEL MANAGEMENT

Manajemen merupakan bagian dari organisasi perusahaan yang terdiri dari beberapa jabatan. Jadi, tugas selanjutnya, kumpulkan tiap jabatan beserta pekerjaan ke dalam kategori manajemen berikut ini.

  • Kategori pertama adalah top management. Jabatan yang termasuk tingkatan manajemen ini, yakni direktur utama, wakil direktur, dan dewan komisaris.
  • Berikutnya, middle management. Level ini berisi manajer, supervisor, atau kepala produksi 
  • Di posisi terakhir ada low management yang terdiri dari Level ini berisi jabatan kepala departement dan junior staff.

Selanjutnya buatkan tanggung jawab per masing-masing bagian, setelah itu buatkan tugas yang di kerjakan setiap hari, bulan ataupun tahunan, apabila sudah selesai maka buatkan indikator keberhasilan setiap job description hari, bulan ataupun tahunan.

Gambarkan analisa SWAT dalam setiap pekerjaan agar pimpinan atau perusahaan memiliki controling dari setiap divisinya. Apabila perusahaan Anda kesulitan membuat SWAT dari setiap divisi maka berikan mereka usulan atas saran dari setiap pekerja secara netral.

Karena beberapa kasus guys bahwa setiap pekerjaan memiliki kecurangan di masing-masing level pekerjaan. Maka Anda harus memisahkan yang seharusnya job itu di lakukan oleh orang lain jangan di jadikan satu. Misal Sales dengan Gudang pekerjaan tersebut harus di pisahkan mana yang jual dan mana yang akan mengambilkan barang atau menjaga gudang perusahaan. 

perusahaan rugi

KOMUNIKASIKAN JOB DESCRIPTION DENGAN MASING-MASING MANAGEMENT

Satukan data dari poin 2-4 ke dalam sebuah tabel. Jadi, nantinya tabel berisi jabatan, level management, wewenang, deskripsi tugas secara ringkas, dan target. Jika sudah lengkap, Anda bisa membicarakannya dengan para pemegang jabatan atau pimpinan tiap manajemen.

Biasanya, mereka akan memberikan masukan terkait job description yang di buat. Kalau di perlukan, ubah sedikit data pekerjaan dan wewenang. Dengan begitu, job description bisa mewakili kreativitas tiap manajemen.

Setiap management akan memberikan masukan dalam sudut pandang kepentingan perusahaan bukan kepentingan individu, dari sisi sini team harus paham kewajiban tanggung jawab dengan divisi yang lain atau bersangkutan, so, koordinasikan dengan win win solution agar perusahaan yang ada tempati atau jenis usaha yang Anda jalankan bisa bertumbuh dengan baik sesuai dengan kelola karyawan dengan standarisasi pekerjaan yang di tetapkan, so, di skusikan dengan baik oleh pihak management dan pegawai kamu.

SOSIALISASIKAN JOB DESCRIPTION KEPADA KARYAWAN

Pimpinan manajemen sudah menyetujui job description yang kita susun? Kini saatnya menyosialisasikan kepada semua karyawan. Pastikan, mereka memahami tugas masing-masing dan mengetahui cara mengerjakannya.

Untuk memudahkan sosialisasi, Anda bisa gunakan metode coaching and counseling. Cara ini efektif untuk menyampaikan putusan manajemen sekaligus mengembangkan kemampuan karyawan. Melalui metode tersebut, Anda pun dapat membimbing mereka agar mencapai target.

Mensosialisasikan dengan metode pembelajaran training bersama, ditujukan sebagai dasar perilaku karyawan dan analisis SWAT, bisa saja ketika disosialisasikan team kamu menambahkan ide kreativitas untuk mewujudkan visi misi, so kordinasi dengan team team yang berkompeten

Begitu cara membuat job description dari 6 tips yang kita sudah berikan, kesimpulannya Anda harus memiliki data dan beberapa departemen yang terlibat dan dikerjakan setiap harinya atau bulanan atau tahunan sehingga Anda bisa melakukan analisa perusahaan Anda ancamannya di mana dari review pekerjaan setiap departemen. Maka yang harus Anda lakukan setelahnya adalah menyamakan tujuan perusahaan dengan visi misi agar seimbang dengan pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai Anda.

Namun sekali pun Anda sudah memiliki job description yang efektif tapi tidak memiliki SOP (Standar Operasional Prosedur) yang tepat, sama saja perusahaan Anda tidak dapat berjalan dengan baik. Setiap perusahaan memiliki SOP yang berbeda, tergantung dari kebutuhan masing-masing perusahaannya. Tetapi, untuk membuat SOP yang efektif dan tepat sasaran bukanlah hal mudah.

SOP sangat diperlukan di perusahaan agar setiap tindakan operasional berjalan seragam dan sesuai standar. Ingin tahu kunci sukses membuat dan menerapkan SOP yang tepat? Dapatkan akses video series kami dengan mengisi form di bawah ini.


Tags

akuntansi, arus kas, biaya, bisnis, bisnis online, bisnis untung, cafe, cara, finance, franchise, grosir, harga, jurnal, karyawan, keuangan, keuntungan, kuliner, laba rugi, laporan, laporan keuangan, mengatur keuangan, modal, online, peluang, promosi


You may also like

5 Cara Mengelola Keuangan Untuk Meningkatkan Profit Perusahaan Anda

5 Cara Mengelola Keuangan Untuk Meningkatkan Profit Perusahaan Anda

5 Langkah Efektif Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP)

5 Langkah Efektif Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP)
Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

You might also like

Top
Jakarta OfficeSurabaya OfficeInstagramFacebookYouTube