Agustus 25

0 comments

3 Cara Membuat Standar Operasional Prosedur Perusahaan yang Ideal

Kami memahami bahwa membuat standar operasional prosedur yang tepat harus melalui berbagai macam cara. Hal ini juga bukan perkara yang mudah bagi sebagian besar perusahaan. Untuk mendapatkan standar yang ideal, simak artikel kami kali ini.

Tahukah Anda dalam menjalankan suatu usaha atau bisnis diperlukan aturan yang bisa menjadi acuan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya? Bayangkan jika di dalam suatu perusahaan tidak memiliki sebuah acuan atau standar yang jelas untuk meraih target, setiap divisi yang ada tidak menjalankan tugas dan fungsi sebagaimana mestinya dan tentunya sebuah perusahaan akan berjalan tanpa arah dan tujuan.

Oleh sebab itu suatu perusahaan memerlukan sebuah Standart Operating Prosedure (SOP) yang dapat menjadi standar kerja yang dapat memberikan karyawan sebuah cara untuk meningkatkan kualitas kerja serta memudahkan perusahaan untuk melakukan evaluasi program atau kinerja.

Lalu bagaimana cara membuat SOP yang ideal untuk perusahaan ?

Dalam artikel ini kami akan membahas mengenai apa itu contoh Standar Operasional Prosedur Perusahaan, manfaat menerapkan SOP dalam sebuah perusahaan, lalu kami akan memberikan 3 cara membuat SOP yang ideal untuk perusahaan. 

So, baca terus artikel ini sampai akhir ya !!

cara membuat standar operasional prosedur

Apa sih Standar Operasional Prosedur itu ?

Standard Operating Procedure Perusahaan (SOP) merupakan prosedur atau tahapan pekerjaan yang harus dilakukan untuk menjalankan kegiatan operasional. SOP di bentuk untuk memudahkan, merapikan, dan menertibkan pekerjaan yang ada. SOP merupakan hal sangat penting di suatu perusahaan karena dengan SOP maka Anda bisa memastikan bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh Tim Anda sudah benar dan bisa mencapai target perusahaan.

Manfaat SOP

Setelah anda memahami dan mengerti apa itu SOP, selanjutnya hal harus anda ketahui yaitu tentang apa saja manfaat Standar Operasional Prosedur Perusahaan :

1. Melatih kemandirian karyawan

Dengan adanya SOP membuat para karyawan lebih mandiri dan tidak bergantung dengan ketelibatan pimpinan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya.

2. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas

Dengan adanya SOP maka setiap pekerjaan, tugas, dan kegiatan yang di lakukan karyawan sudah sesuai dengan porsinya sehingga mengurangi risiko adanya tumpeng tindih dalam melaksanakan tugas

3. Menjaga konsistensi dalam menjalankan proses kerja.

Dengan adanya SOP yang digunakan sebagai acuan, hasil akhir pekerjaan akan sesuai dan sama dengan yang tertulis dalam SOP.

4. Meningkatkan kinerja perusahaan

Dengan adanya SOP tidak ada lagi yang bekerja diluar sistem dan menyimpang dari acuan yang digunakan. Dengan mematuhi SOP maka perusahaan akan memperoleh hasil yang maksimal

5. Meminimalisir terjadinya kesalahan

Dengan adanya SOP bisa di jadikan sebagai tolak ukur untuk melihat apakah kegiatan operasional perusahaan sudah di jalankan dengan benar dan mudah melacak apabila ada kesalahan

6. Menyediakan keterangan mengenai keterkaitan antara satu proses kerja dengan proses kerja lainnya

Dengan adanya SOP setiap karyawan mampu mengetahui keterkaitan sebuah proses kerja sehingga antara beberapa divisi yang ada pasti akan saling berkaitan dalam setiap SOP yang ada.

Banyak sekali memang manfaat yang di dapat bila suatu perusahaan mempunyai sebuah Standar Operasional Prosedur Perusahaan (SOP) yang menjadi acuan kegiatan operasional. Tentunya dengan adanya sebuah SOP bukan hanya kegiatan operasional perusahaan yang berjalan lancar. Namun tugas dan tanggung jawab tiap karyawan juga sudah terpetakkan dengan baik.

Sehingga mengurangi adanya tumpang tindih pekerjaan sehingga karyawan dapat maksimal dalam menjalankan tugasnya dan kekonsistenan tersebut. Maka perusahaan akan mampu mencapai tujuan yang di inginkan dengan mudah dan tepat sasaran.

cara membuat standar operasional prosedur

Cara membuat standar operasional prosedur (SOP)

Setelah mengetahui apa itu Standar Operasional Prosedur perusahaan dan apa saja manfaat dari menerapkan SOP dalam sebuah perusahaan, maka kita akan membahas mengenai bagaimana cara membuat SOP bagi perusahaan.

Berikut tips dari kami, yaitu 3 langkah cara membuat SOP yang ideal bagi perusahaan:

1. Pelajari Proses Bisnis Perusahaan

Sebelum Menyusun SOP untuk perusahaan Anda, harus mempelajari terlebih dahulu proses bisnis perusahaan. Tentunya Anda harus terlebih dahulu mengetahui divisi-divisi apa saja yang ada di perusahaan Anda serta tugas dan fungsi masing-masing bagian atau divisi yang ada. Untuk mengetahui itu semua Anda dapat melakukan survei langsung di lapangan dan melakukan wawancara atau interview kepada setiap divisi yang ada di perusahaan Anda.

Dengan melakukan interview terkait dengan proses bisnis ke setiap divisi yang ada, maka Anda dapat mengetahui kegiatan bisnis suatu perusahaan dan mengetahui bagaimana mereka melakukan kegiatan operasional sehari-harinya.

Mempelajari proses bisnis juga membuat Anda mengetahui dokumen apa saja yang tercetak dan yang di butuhkan di setiap divisi, mengetahui siapa saja pihak yang terlibat, hingga produk yang di hasilkan dari proses bisnis tersebut.

Anda harus mencatat data-data yang Anda temukan, seperti pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam proses tersebut, durasi yang di butuhkan dalam setiap proses, sumber daya yang di perlukan, dan lain sebagainya.

2. Menyusun SOP (Alur Kerja atau Flow Chart)

Setelah selesai mencatat seluruh data yang Anda temukan selama melakukan review dan mempelajari proses bisnis, yang harus Anda lakukan adalah memvisualisasikan dalam bentuk flow chart dan alur proses berupa narasi.

Penyusunan SOP ini bisa di lakukan dengan pihak-pihak yang terkait. Tujuannya agar dapat mengetahui celah atau ketidaksesuaian kondisi lapangan dengan apa yang tertulis di dalam SOP.

Ingat, pembuatan flow chart dan narasi ini harus benar-benar sesuai dengan urutan langkah yang memang terjadi pada proses bisnis. Dalam pembuatan flow chart, Anda juga perlu menuliskan nama person in charge (PIC) dari setiap aktivitas atau kegiatannya, dokumen-dokumen apa saja yang menjadi kebutuhan, dan durasi/waktu dari masing-masing aktivitas yang ada.

Setelah Anda menyusun atau membuat flow chart periksa kembali flow chart yang telah di buat dengan cara membagikannya ke masing-masing departemen. Setiap departemen bisa memberikan koreksi, penambahan, atau masukan pada flow chart yang telah di buat. Hal ini di lakukan untuk menemukan beberapa poin-poin yang mungkin di anggap belum sesuai dengan aktivitas di masing-masing departemen.

Setelah itu lakukan perbaikan pada flow chart dan narasi alur tersebut sehingga menjadi hasil flow chart dan narasi alur yang sudah final dan sesuai dengan proses bisnis yang ada di perusahaan Anda.

3. Implementasi dan Evaluasi SOP

Setelah melakukan pembuatan flow chart dan melakukan pemeriksaan kembali terhadap flow chart yang telah di buat sehingga sudah sesuai dengan proses bisnis perusahaan Anda. Selanjutnya segera melakukan sosialisasi kepada semua divisi yang terlibat dalam setiap alur SOP yang ada.

Adakan rapat khusus untuk melakukan hal ini dan infokan bila implementasi sudah di lakukan. Dan setiap karyawan dalam divisi yang ada di harapkan untuk mematuhi SOP.

Dalam proses implementasi SOP sendiri, tidak sedikit perusahaan yang mengalami kendala. Karena ada beberapa karyawan yang kurang mematuhi SOP yang telah di buat. Dan masih menggunakan kebiasaan yang di lakukan sebelumnya saat SOP perusahaan belum terbentuk dan belum di terapkan.

Ada juga beberapa karyawan yang melakukan potong alur (sering di sebut dengan potong Kompas) dan tidak sesuai dengan alur yang semestinya. Alasannya yaitu di rasa lebih cepat padahal sebenarnya tidak. Karena dengan melewatkan salah satu alur maka ada beberapa dokumen yang terlewatkan juga. Oleh sebab itu setiap karyawan yang ada harus benar-benar mau mematuhi SOP yang ada dan sudah di terapkan.

Setelah SOP resmi di implementasikan, lakukan pemantauan dan evaluasi pada bulan pertama (1 bulan). Setelah itu Anda bisa melakukan evaluasi lanjutan dalam beberapa bulan ke depan yaitu sekitar 3-6 bulan. Pemantauan berkala harus terus di lakukan untuk menilai apakah ada kendala, alur/prosedur yang kurang efektif, dan kendala di lapangan lainnya yang terjadi.

Mengapa cara ini efektif?

Dengan pembahasan mengenai 3 cara membuat SOP yang ideal bagi perusahaan. Menurut kami ketiga cara ini sangat berhubungan dan sangat penting. Berikut manfaat dari menerapkan 3 cara di atas:

  1. Pertama, Anda dapat benar-benar mengetahui bagaimana proses bisnis yang terjadi secara jelas dan lengkap
  2. Kedua, dari hasil interview dengan karyawan terkait dengan proses bisnis. Maka pembuatan flow chart dan narasi alur menjadi hal penting kedua yang harus di lakukan. Karena tidak semua karyawan mampu membaca flow chart maka dengan menyediakan narasi alur maka mereka dapat lebih memahami SOP yang ada.
  3. Ketiga, Anda harus melakukan implementasi SOP. Tidak sedikit juga kendala yang di alami mulai dari karyawan yang tetap menerapkan kebiasaan lama dan melakukan potong alur. Sehingga kegiatan operasional tidak berjalan sesuai dengan SOP yang telah di tetapkan. Maka dari itu dalam implementasinya membutuhkan pemantauan dan evaluasi agar SOP bisa benar-benar sesuai semestinya.

3 cara di atas merupakan langkah-langkah yang efektif dan cepat untuk membuat Standar Operasional Prosedur yang ideal bagi perusahaan Anda. Semoga artikel ini bisa membantu usaha Anda dalam membuat SOP yang ideal. Dan apabila Anda merasa artikel ini bermanfaat, silakan share artikel ini, agar lebih banyak orang bisa mendapatkan manfaatnya. Anda juga bisa meninggalkan komentar atau pertanyaan di bawah ya !


Tags

akuntansi, arus kas, bayar pajak, bisnis, bisnis online, bisnis untung, cafe, cara, finance, franchise, grosir, jurnal, karyawan, kena pajak, keuangan, keuntungan, kuliner, laba rugi, lapor pajak, laporan, laporan keuangan, mengatur keuangan, modal, online, pajak


You may also like

5 Keutamaan Menerapkan Siklus Akuntansi Pada Bisnis Anda

5 Keutamaan Menerapkan Siklus Akuntansi Pada Bisnis Anda

5 Cara Mengelola Keuangan Untuk Meningkatkan Profit Perusahaan Anda

5 Cara Mengelola Keuangan Untuk Meningkatkan Profit Perusahaan Anda
Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

You might also like

Top
Jakarta OfficeSurabaya OfficeInstagramFacebookYouTube